Мировой рынок систем электронного документооборота

По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Следует сказать, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе СЭД необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:

Достаточно большое разнообразие СЭД (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения (за немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка — примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт — или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка — примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);
Возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.

В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно учесть следующие требования:

Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения СЭД и др.);
Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
Наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев СЭД;
Опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые СЭД в работе и пообщаться с их пользователями);
Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;
Существует ли в фирме-внедренце технология внедрения, и как она поддерживается документально.

При этом выбираемая для внедрения СЭД должна удовлетворять следующим общим требованиям:

В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
В СЭД обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);
В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);
Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений процесса от его нормативного хода, прогнозирование влияния этих отклонений на вероятный срок завершения всего процесса в целом и др.);
Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации;
Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;
Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;
Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
Возможность интеграции с распространенными платформами;
Хорошая масштабируемость;
Наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
В основе СЭД — открытая клиент-серверная архитектура;
Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
Доступность базы данных СЭД для других приложений;
Модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
Возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;
Наличие в СЭД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);
Возможность работы через Internet/intranet;
Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;
Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Основные особенности внедрения СЭД

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
Выполнение пилотного проекта;
Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
Поставка и инсталляция СЭД;
Адаптация и настройка СЭД;
Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
Сопровождение CЭД.