Корпоративные системы управления проектами на базе программных продуктов Primavera

Е. Колосова, А. Цветков,
Консалтинг ПРИМ * Primavera Systems, Inc.

---

Корпорации и управление проектами

Основным преимуществом коммерческих структур типа корпораций является высокая способность привлечения капитала и создание максимально благоприятных условий для реализации инвестиционных проектов. В то же время в структуре управления корпораций имеется много атавизмов, из-за которых впустую расходуются ресурсы, не позволяя консолидировать их вокруг перспективных, экономически оправданных проектов. Причем чем крупнее организация, тем дороже обходится неэффективное управление.
В условиях, когда идет устранение государственного регулирования экономики, осуществляется децентрализация систем управления и регулирования, растет влияние государства на экономические процессы с целью формирования рыночных отношений, использование корпорациями так называемых систем управления проектами обеспечивает реализацию их инвестиционных замыслов с необходимым качеством, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета. Так как управлять можно только тем, что измеримо и поддается осмыслению, процесс управления должен быть надлежащим образом информатизирован, поддерживаться современными компьютерными средствами, соответствовать сложности и размеру проекта, а также должны применяться эффективные механизмы реализации проектов, разработанные на основе современных моделей и методов теории управления (теории выбора и принятия решений, теории активных систем и т.п.).
Управление проектами может включать в себя:

• разработку и обоснование концепции проекта,
• оценку эффективности проекта с учетом факторов риска и неопределенности,
• технико-экономическое обоснование проекта и разработку его бизнес-плана,
• системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла,
• разработку сметы и бюджета проекта,
• подбор исполнителей проекта через процедуры конкурсов (торгов),
• подготовку и заключение контрактов на поставки,
• организацию закупок и поставок,
• реализацию проекта - внедрение корпоративной системы управления проектом, использующей современную автоматизированную систему планирования и контроля, а также средств обработки и передачи данных, отбор и обучение команды менеджеров проекта, разработку внутрифирменного стандарта и многое другое,
• эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта,
• своевременное и/или эффективное завершение проекта.

Для того, чтобы успешно выполнять вышеперечисленные функции управления требуется соответствующая автоматизированная система. Подобная система может быть создана на базе программных продуктов фирмы Primavera Systems, Inc.

Особенности корпоративного управления проектами

Каковы требования к корпоративной системе управления? Можно выделить несколько основных требований:

1. Цель определяет средства. Каждый участник проекта должен получить такой инструмент, который соответствует его полномочиям и поставленным перед ним задачам. Например, рядовому исполнителю достаточно использовать упрощенный программный продукт для планирования и контроля своей деятельности, который, тем не менее, должен быть полностью интегрирован в общую систему управления проектами. Управляющий проектом или руководитель предприятия должен быть обеспечен программным продуктом с мощными возможностями анализа альтернативных планов, наглядного предоставления отчетной информации, обновления больших объемов информации и т.д., т.к. отвечает за реализацию всех проектов, определяет приоритеты и наиболее перспективные направления (в рамках своих полномочий), разрешает конфликты ресурсов и разрабатывает финансовую стратегию предприятия.
2. Единый стандарт. Одновременная реализация корпорацией нескольких проектов связана с совместной работой большого количества людей и подразделений, распределением ограниченных ресурсов между проектами, организацией финансирования каждого проекта с учетом общего бюджета и многими другими проблемами. Качество, а иногда и возможность решения этих проблем во многом определяется результатами подготовительного этапа внедрения системы управления, когда разрабатывается так называемый внутрифирменный стандарт. Он включает в себя стандартные решения как с точки зрения информационных потоков (стандартные процедуры по сбору, передаче и предоставлению информации), так и с организационной точки зрения (стандартные обозначения, виды представления, структуры проекта, подходы к декомпозиции проекта, отчетные формы) и т.д.
3. Возможность интеграции. Программные средства для управления проектами должны также в себя включать или/и обеспечивать интеграцию с программными средствами, предназначенными для поддержки документооборота по проектам, анализа проектных рисков, организации бухгалтерского и управленческого учета и т.д. Поэтому возможность и средства интеграции являются совершенно необходимым требованиям к программным средствам для управления проектами.

Программное решение корпоративной системы управления на базе программных продуктов Primavera

SureTrak - исключительно простой в использовании, полностью русифицированный программный продукт. Он позволяет достаточно быстро создавать расписания проекта, анализировать критический путь, планировать и контролировать использование ресурсов. Коды работ помогут организовать работы проекта и сконцентрировать свое внимание на тех задачах, решение которых необходимо в данный момент. Горизонт Управления помогает выделить работы текущего периода и обновить их данные. Встроенные форматы отчетов и графиков, а также множество настраиваемых опций и язык создания пользовательских отчетов помогает предоставить требуемую информацию.
Primavera Project Planner (Р3)- программное средство, позволяющее объединить в себе все фрагменты проектов созданные и скорректированные в SureTrak. Не важно насколько велик проект, каковы трудности финансирования, ограничения использования ресурсов, расчета альтернативных вариантов реализации проекта, какова стандартная процедура контроля выполнения проекта и потребления ресурсов для предприятия. Р3 создан специально для решения этих задач. И чем сложнее задачи, тем в большем объеме проявляются возможности Р3, помогающий координировать множество проектов, борющихся за ограниченные ресурсы. Сетевая версия Р3 позволяет менеджерам работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно. Р3 позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и/или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями.
Единый стандарт представления данных, общие принципы декомпозиции проектов, единый подход к отражению организационной, технологической, информационной и других структур проектов позволяют построить внутрифирменный стандарт управления проектами с помощью программных продуктов Primavera Project Planner (P3) и SureTrak Project Manager. Эти программные продукты поддерживают большинство операционных сред и сетевых решений. Открытость программных продуктов, их совместимость со стандартами ODBC, OLE, DDE, а также внутренние языки программирования позволяют интегрировать данные программные продукты с любыми другими программными средствами, обеспечивающими деятельность предприятия.
Среди них прежде всего нужно отметить Expedition - программный продукт для организации контрактинга и поддержки документооборота по контрактам и договорам, MonteCarlo - программный продукт для анализа проектных рисков, TimeSheet Professional- программный продукт, предназначенный для организации работы склада и определения загрузки рабочего времени сотрудников, вовлеченных в работу над проектами.

Внедрение корпоративной системы управления

Опыт показывает, что внедрение корпоративных систем управления позволяет экономить свыше 20% времени и бюджета, выделяемых на реализацию проекта, формировать за кратчайший срок более привлекательные предложения при участии в тендерах и в конечном счете значительно увеличить эффективность работы корпорации.
Но чтобы этого достичь необходимо выполнение несколько условий: (1) использование специализированного программного обеспечения, (2) команда обученных сотрудников и (3) применение внутрифирменного стандарта управления проектами. Обычно первые два условия выполняются, тогда как третьему не уделяется достаточного внимания, хотя именно создание внутрифирменного стандарта определяет насколько эффективно будет использоваться созданная система управления.
Разработка внутрифирменного стандарта управления, планирование и сопровождение первых проектов достаточно трудоемкий процесс. Для ее создания требуется специальная подготовка и опыт.
Тем не менее, реализуя проекты, корпорации накапливают собственный опыт (формирование стандартных фрагментов проектов, из которых как из готовых блоков за короткое время строятся новые проекты, разработке оригинальных проектных решений и т.д.), уменьшают рутинную работу сотрудников, перекладывая ее на систему, культура управления проектами становится неотъемлемой частью жизни корпорации.

[Назад] [Содержание] [Вперед]