Система свободной маршрутизации WorkRoute

В. Климов, АО Весть

Хорошо, когда существует система, позволяющая Вам быстро, в соответствии с присущими рангу привилегиями получать доступ к необходимой информации. Наиболее характерными в истории жизненного цикла документа можно выделить следующие стадии:

стадия подготовки документа - работа над его содержимым, на этом этапе к работе, возможно, привлекается большая группа сотрудников, в связи с чем необходимо обеспечить коллективный доступ к документам, на который в качестве основополагающего принципа возлагается задача обеспечения одновременного бесконфликтного доступа пользователей к информации. Естественно, что весь доступ к информации и работа с документами происходит в соответствиями с правами, установленными для них;
стадия ознакомления с содержимым документа - пользователи получают доступ на просмотр содержимого документа без дополнительных возможностей по модификации оригинала;
стадия архивного доступа к документу - на данном этапе производиться поиск и отбор документов по разнообразным критериям (атрибуты документов, содержание документов и т.д.).

Вопрос о хранении информации и доступе к ней, решен в системе DOCS Open, но существует множество "подводных камней", сопряженных с тем, что бы информация о том что и как необходимо сделать своевременно появлялось у того (или у тех) кто это должен выполнить. Человеку свойственно забывать (при этом совершенно не важно являетесь ли Вы Инициатором работы или Исполнителем), и поэтому неплохо было бы всю эту рутинную работу по доведению информации о назначенных работах и отправление дополнительных сообщений об изменении статусов работ переложить на мощные плечи наших электронных помощников. Именно для этой цели служит система свободной маршрутизации WorkRoute.

WorkRoute(r) for DOCS OPEN

Очереди заданий. На каждом рабочем месте каждый сотрудник видит несколько папок с заданиями:

Очередь входных заданий - задания, порученные Вам другими Пользователями системы или же нотификация о заданиях, которые породили Вы - контроль исполнения, вопрос от Исполнителя и т.д.
Очередь выходных заданий - те работы, для которых Вы являетесь Инициатором
Очередь отложенных заданий - временно приостановленные Вами работы (для которых Вы являетесь Инициатором), информация о заданиях исчезает из входных очередей задействованных Исполнителей, а временные интервалы по этапам работ замораживаются до тех пор, пока Вы же его не активируете.
Очередь завершенных работ (архив) - список выполненных или же прерванных (в виду их нецелесообразности их дальнейшего продолжения) работ, для которых Вы являлись Инициатором.

Раскрывая соответствующую папку Вы имеете возможность просмотреть дерево заданий по определенной работе с соответствующими статусами состояний и именами Исполнителей.
Определение участников делового процесса. Для того, чтобы описать деловой процесс необходимо определить состав участвующих в нем лиц, последовательность и характер (субординационные отношения) их взаимодействия (другими словами Вы должны составить сценарий поведения Исполнителей при выполнении описываемого Вами бизнес-процесса).
В зависимости от того какую степень свободы Вы оставляете Исполнителям при составлении сценария выполнения работы, маршруты можно условно разделить на два типа:

жесткая маршрутизация - когда заранее установленный маршрут прохождения задания не может быть кем-либо изменен (Вы оговариваете все возможные ситуации, которые по Вашему мнению могут произойти при протекании процесса, и все эти условия учитываете при составлении карты маршрута, одновременно инструктируя своих сотрудников о возможных действиях при возникновении различных ситуаций - в некоторых организациях подобная процедура получила название "ознакомление с функциональными обязанностями").
свободная маршрутизация - Вы создаете "костяк" маршрута, а детали отдаете на откуп инициативным Исполнителям, которые могут использовать предоставленную "свободу поведения" по своему усмотрению для более качественного выполнения порученного задания (они могут запустить сохраненный или же составить новый маршрут на базе данного Вами задания).

Что же понимается под термином "адресат" (или "Исполнитель") в нашей системе?
В зависимости от конкретного задания вы можете пользоваться понятием "Пользователь системы DOCS OPEN" и "Группа Пользователей системы DOCS OPEN"
При этом, если Вы решили использовать в качестве адресата группу пользователей, у Вас появляется возможность назначить дополнительную опцию для рассылки :

послать всем членам группы (скорее всего для режима ознакомления)
послать менеджеру группы (аналог начальника отдела)
послать первому вошедшему из группы

Эта же панель появляется в случае переназначения Исполнителя на этап.
Типы информации. В процессе выполнения работы Исполнителям может потребоваться (по мнению Инициатора) справочная информация, которая позволит им более успешно выполнить поставленную задачу (в этом случае он имеет возможность определить на стадии формирования новой работы или в процессе редактирования уже запущенной работы список необходимой информации для ознакомления лицам, указанным в списке участников процесса).
Другой вариант, когда Инициатор дает задание Исполнителям подготовить для него подборку необходимых материалов или же разработать новые документы (здесь Инициатор может поместить в список рассылаемой информации указатель на пустую папку (это для больших эстетов), в которую участники процесса по мере выполнения работы будут добавлять информацию - при этом Инициатор может указать кто из Исполнителей имеет право добавить документы к работе).
К заданию может быть привязан:

отдельный документы
папки) документов
сохраненный запрос, который позволит участнику получить соответствующую выборку документов

В заключении следует отметить, что Исполнители могут удалять из списка информации только то, что добавили они, а Инициатор - все документы по своему усмотрению.

Мониторинг выполняемых работ
Итак, Вы определили объем работ, необходимых Исполнителей, возможно, информацию и запустили задание. Теперь Вы имеете возможность производить мониторинг выполняемых работ - у кого, в каком состоянии и как долго еще будет находится задание.
При этом Вам предоставляется возможность изменить характеристики для текущего или более позднего этапа:

заменить Исполнителя для этапа
изменить Исполнителю режимы работы
изменить Исполнителю Временные интервалы
изменить содержание информации для рассылки

Вы также можете изменить состояние работы :

отложить (работа попадает в список "Отложенные задания")
прервать (работа попадает в список "Архив")

Пример окна "Список заданий"
Определение режима работы для Исполнителя. В зависимости от того какого рода задания Вы решили поручить Исполнителям, возможны различные режимы работы последних.
Для более гибкого управления работой Исполнителей при определении задания или его редактировании можно задать:

Исполнителя - лицо, ответственное за выполнение данного этапа работ,
Контрольное время - момент времени, после которого система начинает напоминать Исполнителю о том, что ему необходимо выполнить работу (посылка почтовых сообщений),
Предельное время - момент времени, после которого задание считается просроченным (дальнейшее поведение системы можно определить, манипулируя опциями "Действия при нарушении отпущенного времени" см.ниже),
дать возможность Исполнителю передавать задание другим подчиненным (в этом случае Исполнитель может ознакомить с пришедшей информацией, если таковая имеется, всех тех сотрудников, кого сочтет необходимым, с установленными правами доступа к информации не большими, чем у него самого, при этом Инициатор может видеть состояние работ на всех этапах выполнения),
Пример окна "Режим работы"
дать возможность Исполнителю добавлять информацию к работе (эта потребность возникает при необходимости работы над документом(ми) или же сборе различного рода информации, естественно, что Исполнитель может удалить только то, что добавил он сам, а Инициатор процесса - все),
действия при завершении Исполнителем порученного задания (когда Исполнитель нажимает кнопку "Выполнено"),
1. Информация о задании переходит следующему Исполнителю(по умолчанию)
2. Нотификация о выполнении (при выполнении задания во входной очереди Инициатора появляется сообщение о том, что определенный этап выполнения работ завершен)
3. Контроль исполнения (после завершения этапа работы задание отображается во входных заданиях Инициатора и получает статус "Контроль исполнения", при этом Инициатор может либо принять задание, после чего оно перейдет следующему Исполнителю, либо вернуть его на доработку - в этом случае задание получает статус "Возвращено на доработку")
действия при нарушении отпущенного времени (когда текущее время превысило Предельное время),
ожидать завершения работы - работа получает статус "Просрочена" и остается у данного Исполнителя - потребность в данном режиме возникает в том случае, если от результата работы данного Исполнителя зависит успех остальных этапов, другими словами передавать дальше работу нет смысла, т.к. остальные будут строить свою работу по итогам данного этапа (Инициатор может снять конфликт с помощью следующих действий : изменить временной интервал, отпущенный на выполнение данного задания, заменить Исполнителя и изменить временной интервал, убрать флаг ожидания работы - в этом случае работа перейдет следующему Исполнителю, а у провинившегося останется нотификация о том, что он должен выполнить),
передать работу следующему сотруднику - информация о работе переходит следующему Исполнителю, а у текущего остается нотификация о просроченной работе.

Сохранение карт маршрутов. При желании Вы имеете возможность сохранить созданную карту маршрута, которая может содержать следующую информацию о процессе:

имя маршрута (обязательный параметр, по нему Вы сможете затем воспроизвести и, при необходимости, изменить сохраненный ранее маршрут),
временные интервалы выполнения различных этапов работы (при этом будут сохранены только относительные эквиваленты времен),
режимы выполнения заданий (при установлении этого флага будет сохранена следующая информация, относящаяся к выполнению задания конкретным Исполнителем),
доступность данного маршрута другим Пользователям системы (по умолчанию предполагается, что каждый Пользователь системы может манипулировать только теми маршрутами, которые составил он сам, но в каждой организации существуют процедуры, однотипно протекающие для любого сотрудника - например, "Оформление командировочного удостоверения", "Оформление отпуска за свой счет").

[Назад] [Содержание] [Вперед]