2004 г.

Выбор системы бюджетирования: основные требования

Подготовлено: по материалам зарубежных сайтов
Перевод: Intersoft Lab

Рано или поздно настанет пора сменить имеющееся программное обеспечение (ПО) для бюджетирования. Какой должна быть новая система? Сводя десятки, а то и сотни электронных таблиц в один основной бюджет, мы рискуем сделать процесс бюджетирования и планирования чрезвычайно трудоемким и подверженным многим ошибкам: обычно эта задача выполняется раз в год и ее результаты могут устареть к тому моменту, когда бюджет будет наконец-то утвержден.

По словам Дэна Шоллера (Dan Sholler), одного из руководителей компании Meta Group (занимающейся маркетинговыми исследованиями), компании, которые используют элементарные бюджетные технологии, тратят до шести месяцев на составление бюджета, а «к этому моменту ситуация на рынке может совсем измениться — появятся новые продукты или, не исключено, новые конкуренты».

В надежде упростить столь изнурительный процесс и сделать его более точным, многие компании стали обращаться к специальным программам для бюджетирования и планирования, однако столкнулись с другой проблемой — проблемой выбора: предлагаемые на рынке программные продукты столь разнотипны, что их непросто даже классифицировать.

Дэн Шоллер считает, что продукты нужно выбирать на основе набора функций, которые они предлагают, ориентируясь в конечном счете на приоритеты своей компании.

Аналитики, предлагают искать продукты, которые обеспечивают гибкость и динамичность бюджетирования. В целом, хорошее приложение для бюджетирования должно предоставить пользователям возможность объединять фактические данные с планируемыми допущениями, которые можно отслеживаться и корректироваться по мере изменения бизнес-условий. «Бюджетные показатели полезны только в том случае, — замечает Дэн Шоллер, — когда они достаточно динамичны (то есть их можно менять при изменении бизнес-условий) и могут быть связаны с другими показателями, определяющими развитие бизнеса».

Однако каковы бы ни были конкретные нужды компании, качественный продукт должен иметь определенный набор функций. Ниже приведены некоторые принципы, которые, хотя и не гарантируют полную безболезненность выбора приложения для бюджетирования, новсе же могут помочь снять остроту проблемы.

Самые лучшие инструменты для бюджетирования реализованы для работы в браузере (browser-based), утверждает Пол Хэмермен (Paul Hammerman) руководитель научно-исследовательских работ компании Giga Information Group. Web-приложения не требуют установки на компьютеры пользователей, вовлекая в процесс бюджетирования большее число участников и, тем самым, делая его более динамичным.

«Web-приложения позволяют выполнять восходящее и нисходящее прогнозирование (bottom-up and top-down forecasting), обеспечивают ввод текущих данных в реальном времени, в результате некоторых событий или изменений ситуации, — комментирует Пол Хамерман. — Например, торговый агент может использовать инструмент планирования для корректировки своих поставок. Если вероятность заключить сделку меняется, это должно отражаться в прогнозах».

Кроме того, хороший инструмент для бюджетирования должен обеспечивать простой способ сворачивания бюджетов до общего (макро-) уровня и связывать их с корпоративными финансовыми показателями, а также разворачивать бюджет до более детального уровня, что необходимо руководителям оперативных подразделений.

Вот, что говорит Дэн Шоллер: «Если я, к примеру, — руководитель производственного отдела на заводе и имею некоторое ограничение по расходам, то мне необходимо знать, из чего эти расходы складываются, то есть каковы показатели работы предприятия: ежедневный объем производства, объем материальных запасов и поставок. Бюджетное приложение должно позволять быстро изменять бюджетные цели и оценивать, как они влияют на эффективность предприятия в целом».

«Бюджетные приложения должны обеспечивать быструю консолидацию показателей так, чтобы при внесении изменений не приходилось бы ждать следующего дня, когда система наконец обработает это изменение и выяснится, какими же станут показатели», — таково мнение Раджи Кочара (Raja Kochar), руководителя группы Business Intelligence в консалтинговой фирме.

Современные инструменты бюджетирования имеют гибкие средства создания формул, позволяют анализировать данные по разным измерениям. «Часто необходимо иметь возможность манипулировать данными по множеству цен и расходов для разных видов продуктов и географических регионов», — замечает Раджа Кочар.

Еще одна важная черта — возможность интегрировать инструменты бюджетирования и планирования с другими программными средствами для бизнеса, а также экспортировать данные из различных приложений, используемых на предприятии.

«Главное, чтобы была установлена связь с корпоративными финансами, хотя интеграция с ПО для управления цепочкой поставок, ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами тоже важна», — утверждает Дэн Шоллер. «Предположим, что одно из ограничений, которое нужно преодолеть, состоит в том, что расходы на продажи и маркетинг должны составлять 23 процента от планируемых продаж. Можно либо грубо оценить планируемые продажи, либо определить эти данные, получив информацию о продажах из приложения Siebel», — поясняет он.

Интеграция — ключевой показатель, который делает процесс бюджетирования более динамичным. Раджа Кочар добавляет, что очень важна возможность разобраться с планируемыми показателями при различных сценариях, что крайне полезно в тех случаях, когда приложение для бюджетирования можно легко интегрировать с другими приложениями. «Инструмент должен подсказать мне, как повлияют на мои показатели те или иные изменения. Кроме того, необходима возможность, например такого типа: есть некоторый показатель (EBITDA), который нужно обеспечить аналитикам, как его можно достичь?»

Сложные инструменты бюджетирования имеют также и встроенный OLAP-компонент.

«Необходимо приобретать такой инструмент для бюджетирования, который свяжет и сравнит бюджетные допущения со стратегическими целями и показателями эффективности за прошедшие периоды», — говорит аналитик Meta Group.

Раджа Кочар считает несколько иначе: компании, уже имеющие аналитический инструмент для работы с базой данных, которая будет использоваться и приложением бюджетирования и планирования, — не нуждаются в приобретении продукта для бюджетирования с аналитическим компонентом. «Функция автоматизации документооборота (workflow functionality) позволяет финансовому управляющему быстро определять, кто уже представил бюджет, а кто нет; эта функция также предупреждает об отклонениях в показателях, следовательно, ее можно считать важным компонентом приложения для бюджетирования», — добавляет он. — Это особенно важно для крупных организаций, где работает более несколько сотен человек и более. Небольшие фирмы могут решить эту задачу своими силами, без специального ПО».

Хорошая система бюджетирования также требует, по словам Дэна Шоллера, удобного метода «унификации»: «Например, данные в Excell-таблице обычно вводятся в долларах, что вызывает проблемы на уровне отделов.

Вот, если я работаю менеджером на товарном складе, то какое число в долларах нужно ввести, чтобы отобразить ценность моих сотрудников? Мне было бы удобно просто указать, что на складе работает восемь служащих, а система бюджетирования затем сама бы выяснила, как перевести эти данные в доллары, используя самую разную информацию, например из системы управления человеческими ресурсами (Human Resources, HR)».

Дэн Шоллер также призывает не забывать об информационной безопасности — ведь это тоже очень важный момент.

В связи с этим Раджа Кочар замечает: «Хорошее приложение для бюджетирования позволяет классифицировать определенные данные как «недоступные», «доступные только для просмотра», «доступные». Так можно заблокировать реальные данные: если показатель передан в главную бухгалтерскую книгу, его уже нельзя изменять». Финансовые управляющие должны быть уверены в том, что к базе закрыт нелегальный доступ, которым могут воспользоваться неавторизованные пользователи и изменить данные в инструменте.

Кочар отмечает еще один момент: «Так как многие корпорации переходят на Web-приложения, то для некоторых пользователей был бы удобен доступ к системе бюджетирования через портал. Это позволило бы выполнять индивидуальную настройку инструмента для каждого пользователя, в зависимости от занимаемой им должности». Портал сообщит пользователю, выполняются ли цели, установленные в процессе бюджетирования, и поможет внести соответствующие изменения, а кроме того, позволит ему сохранять на своем компьютере «памятки» (cheat sheets) и замечания по поводу определенных показателей.

«Хотя перечисленные выше свойства важны для большинства компаний, рассматривающих приложения для бюджетирования, у многих систем существует еще целый ряд дополнительных функций», — добавляет Раджа Кочар. Например, некоторые инструменты поддерживают гибкую систему ценообразования на еженедельной или ежемесячной основе вместо постоянной годовой схемы. Это может быть очень полезно для некоторых компаний. Инструменты же для международных компаний должны поддерживать различные валюты.

Выводы

«Идеальное» приложение для бюджетирования должно обеспечивать:

• Web-интерфейс, ориентацию на пользователя, чтобы сотрудники финансовых и операционных отделов, вне зависимости от того, насколько редко им приходится пользоваться системой, могли легко проводить полные, аккуратные и хорошо документированные бюджетные операции.
• Встроенный OLAP-компонент.
• Гибкий анализ, в том числе детализацию до элементов, постоянные корректировки, анализ «что-если», оперативный многомерный анализ, возможность удовлетворять индивидуальным требованиям к бюджету. Мощные возможности автоматизации для быстрой поддержки цикла создания, консолидации и распространения бюджетной информации.
• Комплексную отчетность, как в процессе составления бюджета, так и при последующих обновлениях, включая динамические финансовые выражения, нерегламентируемые отчеты, перерасчет валют.
• Защищенный доступ, обеспечивающий централизованную поддержку со стороны корпоративных финансов, а также допускающий многоуровневый контроль и управление версиями бюджета.
• Системную интеграцию для передачи данных из разрозненных систем поддержки и обеспечения целостности данных.

Гарантирует ли соблюдение всех перечисленных выше условий возможность финансовым управляющим легко справиться с выбором и внедрением новой системы бюджетирования без всяких проблем? Конечно, нет. Но, как и при любом серьезном выборе технологии, хотя бы малые усилия в начале пути помогут избежать крупных неприятностей в будущем.