Корпоративные информационные системы

Владимир Мицкевич
Галактика

Корпоративные информационные системы - миф или реальность?

До сих пор нет единого понимания концепции построения такого рода систем, их функциональной нагрузки и технологических принципов реализации. О комплексных информационных системах (КИС) масштаба предприятия говорят поставщики вычислительной техники, системные интеграторы, разработчики программного обеспечения и

специалисты по реинжинирингу бизнес-процессов. В силу своей специализации каждый из них вкладывает в это понятие определенный смысл, сообразуясь прежде всего с кругом решений, связанных с деятельностью его фирмы. Например, нередко приходится сталкиваться с представлением о КИС, как о системе управления документооборотом предприятия. Если исходить из этой точки зрения, то оказывается, что для создания КИС достаточно связать компьютеры разных рабочих мест в сеть, установить систему типа Lotus Notes, организовать структурированное хранение электронных документов и движение электронной почты внутри предприятия, которая будет извещать кому, когда и куда явиться на совещание. Можно ли считать такую систему средством управления бизнесом? Да, если понимать управление, как издание распоряжений и составление отчетов по их выполнению. Нет, если требуется оперативное отслеживание и управление движением товарных и финансовых потоков. Другая концепция исходит из наличия средств автоматизации выполнения отдельных функций управления предприятием. В связи с этим постулируется необходимость внедрения развитых средств решения задач бухгалтерского и складского учета, планирования, анализа хозяйственной деятельности, технико-экономического планирования, подготовки производства и т.д. Фактически, это система "очаговой" автоматизации. Ее внедрение может осуществляться поэтапно, что, безусловно, важно, т. к. автоматизация управления является длительным и дорогостоящим мероприятием. Но, к сожалению, при этом нередко возникают проблемы информационной увязки отдельных элементов системы. Обычно их удается преодолеть лишь формально, обеспечивая перенос необходимых данных из одной подсистемы в другую, что не позволяет увязать модули в единое целое. Как нам кажется, наиболее верной является интерпретация КИС как системы управления всеми бизнес-процессами предприятия, увязывающей функции отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур. По мнению экспертов, наиболее цельная концепция автоматизированной корпоративной системы управления бизнесом реализована в системе "Галактика", объединяющей более 40 модулей, использующих единую базу данных и предназначенных для автоматизации решения задач бухгалтерского и управленческого учета, анализа хозяйственной деятельности, планирования, технико-экономической подготовки производства и т.д.. Система функционирует на основе технологии клиент-сервер и поддерживает масштабируемые решения.

Эффективно управлять - значит видеть объект целиком

Основой концепции КИС, реализованной в системе "Галактика", является схема, включающая комплексное управление финансовыми и товарными потоками, себестоимостью продукции и персоналом предприятия в разрезе этапов стратегического и оперативного планирования, контроллинга, управленческого и оперативного учета с выходом на бухгалтерский учет. Управление финансовыми потоками в стратегическом плане - это планирование доходов и расходов по разным периодам, планирование получения, распределения и поглощения привлеченных средств с учетом влияния внешних параметров: уровня инфляции, курсов валют, стоимости кредитов, ставки рефинансирования и т.д. Оперативное планирование представляет собой формирование совокупности финансовых планов и бюджетирования направлений деятельности. На этапе стратегического планирования управление товарными потоками представляет собой план выпуска и сбыта продукции для производственного предприятия или маркетинговый план закупок и продаж для оптовых торговых фирм. На уровне оперативного планирования товарных потоков концепция предусматривает увязку заключения договоров на поставку с планами запуска производства или осуществления закупок на основе системы календарей движения товарных и финансовых потоков. При этом товарные потоки рассматриваются с позиции всех точек продвижения, что позволяет моделировать любые схемы хозяйственной деятельности, вплоть до многоходовых бартерных сделок. Естественно, сюда включается и оперативное управление движением по складам.

Этапы / Функции Управление финансовыми потоками Управление товарными потоками Управление себестоимостью Управление персоналом

Стратегическое планирование Финансовое планирование, бюджетирование Товарный план закупок, продаж Бизнес-планирование Бизнес-планирование

Оперативное планирование Финансовое планирование по контрактам Товарный календарь по контрактам Технико-экономическое планирование Персонификация планирования деятельности по исполнителям

Оперативный учет Исполнение финансовой части контрактов Исполнение товарной части контрактов Мониторинг себестоимости Табельный учет, наряды, учет контрактов

Бухгалтерский учет Финансовый раздел Материальный учет Учет фактических затрат Учет труда в зарплате

Концепция построения КИС, реализованная в системе "Галактика", предусматривает оперативное планирование себестоимости, рассматриваемое как калькулирование затрат по изделиям, направлениям деятельности, сделкам и мониторинг себестоимости в зависимости от изменения внешних условий. С этой точки зрения управление себестоимостью основывается, главным образом, на плановых величинах с учетом времени обращения капитала, многоходовости сделок и частичного контроллинга, обеспечиваемого бухгалтерскими данными. Внешняя, бухгалтерская оценка полной себестоимости слишком статична для того, чтобы быть основой для принятия управленческих решений и может быть причиной того, что деньги и усилия будут вложены в убыточные или неэффективные направления деятельности. Ведь фактически бухгалтерия дает лишь статический информационный срез по завершению определенного периода деятельности предприятия на основе классического калькулирования полной себестоимости, предназначенного в большей степени для декларирования своей хозяйственной деятельности во внешней отчетности, чем для прогнозирования, анализа и управления. Необходима продуманная схема эффективного управления предприятием. Многие хозяева предприятий приглашают бизнес-консультантов, как западных, так и отечественных. Услуги западных фирм очень дороги, кроме того, западные бизнес-консультанты пользуются порой совсем не подходящими для российских предприятий методологиями, в которых не отражаются реалии отечественной экономики: системы взаимозачетов, бартер и т. д. Своеобразная черта нынешнего этапа экономики - отсутствие прямых контрактов. Предприятие управляет финансовым и товарным потоками так, что не касаясь ни расчетных счетов, ни складов, они идут по многоходовым сделкам. Деньги покинули многострадальную Россию, а масса квази-денег становится неуправляемой. В этих условиях решения западных консультационных фирм, ориентированные на западные технологии ведения бизнеса, оказываются совсем неприемлемыми.

Отечественные консультанты тоже не всегда могут предложить предприятию всего спектра мероприятий для оптимизации бизнес-процессов. Что-то они берут из опыта западных фирм, что-то - из своих наработок и опыта, но целостного комплекса услуг и управленческих решений не предлагают. Работа консультантов сводится к составлению объемных томов отчетов о состоянии дел на предприятии. В них содержатся разумные рекомендации, о том, что нужно сделать, чтобы наладить работу предприятия, но вот КАК это сделать - не всегда. Консультанты уходят, а хозяин предприятия ... остается с пухлым томом.

Хозяева многих фирм обращаются к специалистам по автоматизации предприятий в надежде, что эта мера принесет результаты. Но "информационщики" нередко просто завозят технику, устанавливают ее и на этом заканчивают работу. А предприятию, которое находится в кризисной или предкризисной ситуации, нужно совсем другое. Нужны адекватные управленческие решения. Поэтому неудивительно, что сейчас банки начинают пристально присматриваться к тем организациям, которые могут оказать им помощь в разработке рациональных и эффективных схем управления производством.

Внедрение комплексной информационной системы способствует достижению информационной "прозрачности" для руководства предприятия, охватывающей все подразделения даже самой широко распределенной компании, в режиме реального времени. Именно достоверная информация о положении дел на предприятии в текущий момент помогает руководству принимать эффективные управленческие решения. А значит, внедрение системы способствует построению рациональной схемы управления предприятием. Поэтому можно говорить о совпадении наших целей с теми задачами, которые ставит перед собой хозяин предприятия (которому не безразлична судьба его фирмы).

В корпорацию "Галактика" довольно часто обращаются представители банков и финансово-промышленных групп с просьбой помочь в наведении порядка на предприятиях, которыми они владеют. И ясно, что их в первую очередь интересуют не вопросы автоматизации как таковые, а вопросы управления.

Главная задача консалтинга - внедрить на предприятии политику НЭП (наведение элементарного порядка в управлении финансовыми и товарными потоками, а также управление себестоимостью продукции). Цикл услуг по бизнес-консалтингу завершается подготовкой проекта комплексной автоматизации, который состоит из следующих разделов:

описание существующего документооборота и распределения функциональных обязанностей на момент обследования;
рекомендуемая организация документооборота и распределения функциональных обязанностей;
комплексные решения, позволяющие реализовать рекомендации.

Мы не оставляем клиента один на один с большим томом рекомендаций, а вместе с ним строим систему, обеспечивающую стопроцентную информационную управляемость бизнесом.

С чем, в первую очередь, сталкиваются новые владельцы? С полным отсутствием информации по предприятию. А уж если оно имеет широко распределенную структуру и его подразделения занимаются различными видами деятельности, ситуация значительно осложняется.

В своей практике мы сталкивались с такими случаями. На предприятии дают калькуляцию себестоимости продукции из планового отдела. И зачастую без всякой информационной технологии видно, что данные "липовые". Комплексная информационная система, например, та, которую разработала корпорация "Галактика",- мощный инструмент, который помогает руководству предприятия не только получать своевременную и достоверную информацию о состоянии дел на любом объекте, в любой структуре предприятия, прогнозировать эффективность управленческих решений. Использование системы - одна из основополагающих мер к тому, чтобы предприятие, "лежащее на боку", "встало на ноги" и могло приносить прибыль. В этом полностью заинтересованы хозяева предприятия и мы, как поставщики решения.

Полная взаимоувязка, в том числе и по кадрам

Вопросы управления персоналом в системе "Галактика" рассматриваются шире, чем это традиционно реализуется в системах типа АРМ "Кадры". Ведь очевидно, что своими корнями информационные системы подобного типа уходят в старые времена и предназначены для получения различной статистики по кадровому составу предприятия, которая нужна была скорее парткому, чем директору. Поэтому в центре концепции КИС по управлению персоналом здесь лежат вопросы увязки его деятельности с контрактами, договорами предприятия и анализом работы сотрудников по их исполнению в разрезе всех технологических цепочек. При этом задействуются стоимостные параметры оценки работы. Система помогает получить ответы на многие вопросы. Какую долю дохода фирмы приносят конкретные сотрудники отдела продаж? Какую долю закупок в натуральном и финансовом выражении осуществляют те или иные специалисты из отдела закупок? На сколько ритмично исполняются заказы производственными и сбытовыми подразделениями? Без привязки к контрактам, порядку их исполнения и стоимостным характеристикам система управления кадрами останется статичной информационной системой. Заканчивая разговор, напомним простую истину. Любая, даже самая многофункциональная информационная система - лишь инструмент, который может помочь выстроить эффективную и рациональную схему управления предприятием. А на сколько грамотно этот инструмент используется, зависит от его руководителей.

ВЛАДИМИР МИЦКЕВИЧ,
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
КОРПОРАЦИИ "ГАЛАКТИКА" ПО КРУПНЫМ ПРОЕКТАМ, К. Э. Н.