Корпоративные факс-системы

2000 г

Корпоративные факс-системы

Журнал "Windows 2000 Magazine", #03/2000

Павел Гельван

Средства факсимильной связи в России

ЭКРАН 1. Отправить факс при помощи Faxination так же легко, как e-mail.

Обзор решений

Всем знакома ситуация, когда при отправке факсов приходится тратить по несколько минут на каждый документ. А сколько драгоценного времени мы теряем в очереди к факс-аппарату! Тем, кого волнуют подобные проблемы, эта статья будет особенно интересна.

На первый взгляд экспансия систем электронной почты должна была отодвинуть на второй план применение факсимильной связи, и со временем вытеснить ее полностью. Но практика показывает, что оборот факсов не только не сокращается, но и продолжает расти, более того, системы факсимильной связи приобретают новые функциональные возможности. Естественно, современная факс-система должна мирно сосуществовать, а еще лучше - тесно взаимодействовать с почтовой системой.

Но в чем же основные преимущества специализированных факс-систем по сравнению с обычными факс-аппаратами? Из наиболее очевидных я бы выделил два: появление новых возможностей и снижение затрат. Разберем их поподробнее.

Новые возможности

Возможность передавать и принимать факсы, не покидая рабочего места.
Конфиденциальность получаемой информации, за счет автоматической маршрутизации факсов на рабочее место адресата.
Преобразование полученных факсов в текст (с помощью программ OCR).
Создание групповых списков рассылки факсов, с использованием персональных титульных листов.
Формирование единого для всей компании справочника телефонных номеров факсов.
Передача факсов с оптимальным качеством, в силу отсутствия этапа сканирования, обязательного в факс-аппарате.
Удаленный доступ к факс-системе для мобильных пользователей.

Снижение затрат:

происходит по следующим причинам:

сокращение ежемесячных расходов на оплату телефонных переговоров за счет отложенной передачи и маршрутизации исходящих факсов;
снижение общих затрат, благодаря централизованной установке высокопроизводительных и надежных факс-устройств;
автоматизация расчета затрат на передачу факсов для сотрудников и подразделений создает предпосылки для анализа и квотирования затрат;
экономия рабочего времени сотрудников;
экономия на обычной и термобумаге, тонере для принтера и копира, благодаря возможности просматривать полученные факсы, не распечатывая их.

Общее описание факс-системы

По сути дела, факс-системы в локальных сетях представляют собой шлюзы, предназначенные для передачи факсов между пользователями локальной сети и внешними получателями по телефонным каналам и каналам WAN. Рассмотрим общие принципы работы факс-системы. Для того чтобы передать данные по факсу, пользователи с рабочей станции, при помощи клиентского ПО, направляют документы факс-серверу, который преобразует файлы в формат факса и осуществляет передачу. Приходящие факсы принимаются факс-сервером, после чего с ними производятся заранее заданные операции: автоматическая печать на принтер или маршрутизация в почтовые ящики пользователей.

Компьютеры, функционирующие как факс-серверы, обычно состоят из стандартной аппаратной платформы, программного обеспечения факс-сервера и устройства передачи факсов. Существует два основных подхода к построению факс-серверов. В соответствии с первым в локальную сеть устанавливается "черный ящик", к которому подключаются телефонные линии. На клиентские машины устанавливается специальное ПО для работы с факсами. Преимуществом такого подхода является надежность и простота, а его слабой стороной - жесткая привязка к производителю оборудования, недостаточная гибкость и масштабируемость решения. Другой подход предполагает использование универсальных решений. В этом случае факс-сервер состоит из:

стандартной аппаратной платформы, такой, например, как PC-сервер, платформы SUN, IBM или HP;
стандартной операционной системы Windows NT или UNIX;
программного обеспечения факс-сервера;
одной или нескольких факс-плат (или факс-модемов).

Решения такого типа - более гибкие: они позволяют интегрировать факс-решение в существующую систему как на уровне инфраструктуры, так и на уровне клиентских приложений.

Устройство для передачи факсов, будь то факс-модем, факс-плата высокого уровня или обычный факс-аппарат, в значительной степени определяет надежность, скорость передачи и производительность. Модемы типа данные/факс - это устройства для массового рынка, совместимые с принятыми для факсимильной связи стандартами. Решение с использованием факс-модемов обходится относительно недорого, но, к сожалению, применять их в качестве факса в корпоративной среде НЕцелесообразно. Например, если будет выполнена передача только 90% факсов при широковещательной передаче в 300 адресов, остальные 30 передач кому-то придется выполнять вручную. Решения с использованием специализированных факс-плат более надежны и, кроме того, легче масштабируются.

Главная особенность коммерческих факс-плат в том, что на них имеется собственный процессор. При отправке факса обычным факс-модемом большая часть работы ложится на процессор компьютера. Факс-платы имеют встроенный процессор, который и выполняет всю черновую работу по отправке и приему документов, не загружая основной процессор. "Бортовой" процессор факс-платы позволяет факс-системам легко адаптироваться к растущей нагрузке, и, кроме того, он гораздо лучше справляется с обработкой больших объемов данных при рассылке факсов. Допустим, работая под Windows, пользователь посылает факс и при этом запускает какую-либо задачу или переключается на другое приложение, значительно загружающее процессор компьютера - при использовании факс-модема отправляемый факс скорее всего не пройдет. Это происходит из-за того, что у факс-модема "кончаются данные", так как Windows занимала процессор дольше допустимого времени. Каждый раз, когда факс-модем прерывает свою работу по отправке факса, у него имеется очень немного времени для получения следующей порции данных и отправки ее по линии связи, прежде чем произойдет разрыв соединения. С этой проблемой часто сталкиваются пользователи факс-модемов, работающие в многозадачных системах типа Windows. Некоторые задачи занимают процессор по несколько секунд.

В общем, необходимо различать нужды частного пользователя и задачи по обработке факсов "промышленного уровня". В последнем случае стоит использовать многоканальные коммерческие факс-платы. По пропускной способности, готовности к работе в гетерогенных средах и к преодолению всякого рода трудностей при передаче факса такие платы превосходят любые факс-модемы. Но за подобную "индустриальную мощь" нужно платить. Правда, если разрабатывается система, которой клиенты действительно смогут пользоваться, экономить на этом не стоит.

Сегодня особенно широкое распространение получили факс-платы компании Dialogic (Gammafax) и Brooktrout (см. Таблицу 1).

Существуют факс-платы как для аналоговых линий, так и для ISDN (BRI). Эти платы встречаются в ISA- и PCI-исполнении, на 1, 2, 4, 8 и 12 факс-линий, при этом в компьютер их может быть установлено несколько. Если требуется большее количество линий, устанавливается интерфейсная плата PRI и факс-платы до 32 линий.

Например, Dialogic CP4/LSI - четырехканальная факсимильная плата ISA с возможностью подключения четырех аналоговых линий. Она идеально подходит для работы с большим потоком факсимильных сообщений.

Плата имеет:

скорость передачи по каждому из четырех каналов 14,4 Кбит/с;
четыре микропроцессора 20 MГц;
компрессию MR и MMR;
режим коррекции ошибок;
возможность пересылки бинарных файлов;
распознавание DTMF;
возможность использования до 30 каналов в одной системе.

Как выбрать факс-систему

При всем многообразии существующих сегодня факс-систем выбрать оптимальное решение нелегко. На первый взгляд задача этих систем сводится к обеспечению приема и передачи факсов в компании. Вместе с тем, существует ряд требований, которым должна удовлетворять корпоративная факс-система. Перечислим их:

автоматизация процесса работы с факсами;
снижение расходов при работе с факсами;
создание отчетов о работе службы факсимильной связи, возможность биллинга;
многоплатформенность как на уровне клиента, так и на уровне факс-сервера;
максимальная интеграция с почтовыми системами;
масштабируемость реализации;
удобство администрирования, учета и архивирования факсов;
интеграция с бизнес-приложениями;
широкие возможности работы с сообщениями (телекс, SMS, SITA-сообщения);
построение распределенной факсовой службы и интеграция с факс-службами Internet.

Как правило, программная часть факс-системы состоит из нескольких модулей:

ПО самого факс-сервера;
клиентского ПО;
программы управления (ПО администратора).

Понятно, что каждый из этих модулей должен соответствовать изложенным выше требованиям.

Факс-системы в России

Универсального решения, которое может быть предложено в любой ситуации, естественно, нет. Далее перейдем к обзору корпоративных факс-систем, удовлетворяющих изложенным выше требованиям и, вместе с тем, имеющих ряд индивидуальных особенностей, которые позволяют решать большинство задач, связанных с обработкой факсов. Я подготовил данный обзор, используя собственный опыт установки и поддержки решений у заказчиков, среди которых: ММВБ (Faxination, факс-платы Brooktrout), фармацевтическая компания "Время" (Faxination, факс-плата Dialogic, интеграция с SAP R/3), Приморское Морское Пароходство (Faxination, интеграция с Lotus Notes), Сибирско-Уральская Алюминиевая Компания (FaxSys, интеграция с Novell Groupwise), Toyota Business Car (SmartPhone, интеграция с АТС Siemens) и многие другие. Базовые характеристики систем представлены в Таблице 2.

Faxination for MS Exchange Server

Тем, кто уже использует MS Exchange Server для обмена сообщениями электронной почты, имеет смысл расширить его возможности - поручить системе Faxination for MS Exchange отправку и прием факсов.

Процесс установки относительно прост. Faxination for Microsoft Exchange реализован как служба Windows NT. Faxination по отношению к Exchange является факс-коннектором, наряду с имеющимися коннекторами Exchange X.400 и SMTP. Faxination может быть установлен как на тот же сервер, что и Microsoft Exchange, так и на выделенный компьютер, при этом на Exchange-сервере будет удаленно установлен минимальный набор компонентов. Некоторые трудности могут возникнуть из-за того, что стандартная программа установки не предусматривает поддержку русского языка, однако эта проблема легко решается. Администрирование продукта производится из Faxination Server Administrator, однако благодаря тесной интеграции с Exchange Server большинство параметров может быть настроено из программы управления Microsoft Exchange Server Administrator. Журнал работы Faxination можно вести в Public Folder или в любой базе данных, например MS Access или MS SQL Server. Это позволяет быстро составлять любые отчеты о работе с факсами.

Faxination интегрируется с клиентом Microsoft Exchange и Microsoft Outlook и не требует отдельного клиентского ПО. Все функции работы с сообщениями являются расширением возможностей клиента Exchange.

Рассылка факсов с использованием Faxination не отличается от рассылки обычных сообщений электронной почты.

При работе с факсами поддерживаются следующие функции:

единая адресная книга: выбор номера факса из единой адресной книги MS Exchange, создание смешанных (e-mail и факс) списков рассылки;
OLE drag & drop: автоматическая конвертация OLE-объектов (например, графиков);
конвертация документов MS Office: чтобы отправить по факсу документ из MS Office, достаточно присоединить его к сообщению в клиенте Exchange. Faxination автоматически выполнит конвертацию и рассылку документов;
выбор титульного листа: титульный лист может быть задан системным администратором или выбран пользователем;
получение факсов непосредственно в почтовый ящик пользователя: Faxination поддерживает индивидуальные пользовательские номера, с помощью которых можно передать факс-сообщение в личный почтовый ящик клиента с обыкновенного факс-аппарата.

Faxination обеспечивает высокий уровень экономии и контроля за использованием средств при передаче факсов. Faxination позволяет:

отправлять факсы в определенное время суток в зависимости от приоритета и номера факса адресата;
отправлять факсы через Internet на региональные факс-серверы Faxination, с последующей рассылкой по локальным тарифам, или на серверы провайдеров, обеспечивающих поддержку службы факсимильной связи (FaxSav, Graphnet);
за одно соединение отправлять несколько факсов с одним номером назначения;
устанавливать пользователю ограничения на отправку факсов по номеру назначения.

РИСУНОК 1. Архитектура системы на базе Faxination.

Faxination for MS Exchange Server разработан, исходя из концепции True Integrated Messaging, в соответствии с которой пользователю предоставляется возможность работы с разнородной информацией из одного приложения. Набор дополнительных модулей обеспечивает возможность работы с телексами, сообщениями SMS, SITA в рамках единого клиентского приложения MS Outlook. Отдельно реализована интеграция с бизнес-приложениями SAP, с SMTP-совместимыми почтовыми системами (Lotus Notes/Domino, Netscape Mail). Существует возможность интеграции с сетевыми сканерами, например HP Digital Sender 9100.

У Faxination имеются стандартная и корпоративная версии. Стандартная версия поддерживает только две линии и позволяет работать только с факс-сообщениями. В базовый комплект входит пять пользовательских лицензий.

Рекомендации. Faxination компании Fenestrae (http://www.fenestrae.com) целесообразнее использовать в компаниях, заинтересованных в тесной интеграции факс-службы с MS Exchange при минимальных затратах на администрирование и обучение пользователей.

FACSys Fax Messaging Gateway

ЭКРАН 2. FACSys Administrator.

FACSys Fax Messaging Gateway компании Optus Software (http://www.facsys.com) устанавливается на выделенный сервер, при необходимости его дополняет модуль интеграции с почтовой системой. Среди поддерживаемых систем SAP R3, Microsoft Mail, Lotus Notes, Lotus cc:Mail, Novell Groupwise, Novell MHS, Microsoft Exchange Server. Процедура инсталляции продукта в базовой конфигурации никаких затруднений не вызывает.

FACSys имеет свою собственную клиентскую часть, а также позволяет клиентам работать с факсами из Web-браузера и отправлять факсы по SMTP.

Наряду с базовой функциональностью факс-сервера, FACSys имеет следующие особенности:

включает средства подготовки отчетов, возможность финансового учета (биллинг);
предоставляет усовершенствованное средство просмотра и редактирования факсов;
в нем реализована процедура регистрации и утверждения исходящих факсов специально уполномоченным сотрудником;
совместим с почтовыми системами Novell Groupwise, Lotus Notes, cc:Mail как стандартная возможность продукта;
стоит особо отметить, что FACSys является открытой системой. В поставку ПО входит средство разработки приложений Active Fax Messaging SDK, позволяющее интегрировать FACSys c другими приложениями, используемыми в компании.

В продукте лицензируются пользователи системы; отдельно лицензируются клиенты Fax Connector for Microsoft Exchange - модуля интеграции с Microsoft Exchange Server.

Рекомендации. FACSys я считаю оптимальным решением для компаний, ориентированных на платформу Windows NT c возможностью интеграции с почтовыми системами Novell Groupwise и Lotus Notes.

Omtool Fax Sr.

ЭКРАН 3. Управлять Fax Sr можно из Microsoft Management Console.

Fax Sr. - факс-сервер компании Omtool (http://www.omtool.com). Продукт выполнен как сервис в Windows NT. Продукт устанавливается на выделенный сервер, при необходимости добавляется модуль интеграции с почтовой системой. Среди поддерживаемых почтовых систем Microsoft Exchange и Lotus Notes. Процедура установки не является интуитивно понятной и требует нескольких перезагрузок компьютера. Также не слишком удачен модуль управления Fax Sr. System Manager, однако, когда продукт уже установлен и большинство подводных камней пройдено, администрировать Fax Sr. достаточно просто с помощью Microsoft Management Console.

В отличие от Faxination, Fax Sr. имеет собственную клиентскую часть, а также позволяет клиентам работать с факсами из Web-браузера и отправлять факсы по SMTP.

В отличие от многих других систем, Fax Sr. имеет:

возможность просмотра сконвертированных на сервере факсов перед отправкой;
возможность досылки многостраничного факса в случае разрыва соединения.

ЭКРАН 4. Fax Sr-клиент.

Fax Sr. Approval Manager позволяет реализовать процедуру регистрации и утверждения исходящих факсов специально уполномоченным сотрудником.

Базовый комплект включает в себя лицензию на четыре факс-линии и 25 клиентских лицензий.

Рекомендации. Fax Sr. может служить базой для построения корпоративной факс-службы компаний, использующих большое количество разнородных платформ.

Novavox SmartPhone

Smartphone компании Novavox (http://www.novavox.ru) является многофункциональным пакетом автоматизации телефонных систем, предоставляющим следующие возможности:

интеллектуальный телефонный секретарь. Smartphone будет отвечать на звонки и оказывать помощь в работе с системой. Визуальная среда разработки позволяет быстро создавать необходимую схему обработки звонков;
полнофункциональную систему голосовой почты с возможностью интеграции с MS Exchange Server;
систему автоматического распознавания/синтеза речи с полноценной поддержкой русского языка;
диспетчер отправки факсов по запросу (fax on demand).

ЭКРАН 5. Визуальная среда разработки SmartPhone.

Система включает среду визуальной разработки приложений компьютерной телефонии пятого поколения.

Поскольку данный обзор посвящен факс-системам, более подробно остановимся на факс-службе Smartphone. Сразу же стоит заметить, что, поскольку Smartphone - не специализированная факс-система, в ней реализованы только базовые возможности работы с факсами, такие, как простая отправка и прием факсов пользователем. Система устанавливается достаточно просто. Для работы используются платы Dialogic с поддержкой факса и голоса. В отличие от других систем, Smartphone поддерживает функцию "факс по запросу". В роли клиента Smartphone может выступать Outlook, который общается напрямую с сервером Smartphone. При необходимости система может быть интегрирована с любым сервером электронной почты по MAPI. В этом случае Smartphone выступает в роли обычного клиента почтовой системы, от имени которого пользователи получают входящие голосовые сообщения и факсы.

К особенностям системы можно отнести наличие полного комплекта документации на русском языке. Лицензируются телефонные линии, пользователи почтовой системы, модули распознавания и синтеза речи.

Рекомендации. Smartphone подходит тем компаниям, которым требуется автоматизация обработки телефонных звонков и возможность работы с факсами.

Об авторе:

Павел Гельван (http://pavelg.tops.ru) - технический эксперт компании TopS (http://www.tops.ru), MCSE, HP Star. С ним можно связаться по адресу: pgelvan@tops.ru.

Таблица 1. Факс-платы для аналоговых линий и их приблизительная стоимость.

Brooktrout

2 линии: TR 114 + I 2 L, шина ISA 2078 долларов

4 линии: TR 114 + I 4 L 3143 долларов

2 линии: TR 114 + P 2 L, шина PCI 2078 долларов

4 линии: TR 114 + P 4 L 3143 долларов

Gammafax Cpi Boards

1 линия: CPi/ 100, шина ISA 869 долларов

2 линии: CPi/ 200 1744 долларов

2 линии: CPi/ 200, шина PCI 1795 долларов

4 линии: CP-4/ LSI 3619 долларов

4 линии: CPi/ 400, шина PCI 3495 долларов

Таблица 2. Базовые параметры факс-систем.

Система Производитель Поддерживаемые почтовые системы Дополнительно Кол-во лицензий в минимальной версии Цена минимальной версии, долл.

Faxination Fenestrae www.fenestrae.com MS Mail, MS Exchange, SMTP** SAP, SMS. TELEX 2 линии 5 пользователей 1560

FACSys Optus Software www.facsys.com Microsoft Mail, Lotus Notes, Lotus cc:Mail, Novell Groupwise, Novell MHS, MS Exchange** SAP 10 пользователей 1497*

Fax Sr. Omtool www.omtool.com MS Exchange, Lotus Notes, SMTP 4 линии 25 пользователей 4995

Smartphone Novavox www.novavox.com MAPI Голосовая почта Распознавание/ синтез речи 2 линии 10 пользователей 1957

* 166 долларов за 10 клиентов Exchange
** За дополнительную плату

Пример

В качестве приложения к обзору хочу привести небольшое экономическое обоснование приобретения факс-системы.

ПРИМЕР. За день компания отправляет/принимает 100 страниц факсов в день. Тогда за 250 рабочих дней получится 25 000 страниц.

Экономия средств за счет внедрения факс-системы.

1. На отправку или прием факса вручную расходуется 10 мин. рабочего времени. Так как факс-система отправляет/принимает факсы автоматически, то каждый день экономится: 10 мин. x 100 страниц факсов = 16 часов - полный рабочий день двух сотрудников!

2. Каждый пришедший факс печатается на бумаге, затем его для удобства работы нужно копировать. Термобумага для факс-аппарата тоже стоит денег, а получение 50 страниц факсов в день - это почти полрулона такой бумаги. Чтобы отправить факс обычным образом, подготовленный документ нужно сначала распечатать на принтере и лишь затем идти к факс-аппарату.

3. В среднем междугородные факсы составляют половину общего числа отправляемых факсов. По крайней мере половину международных и междугородных факсов можно отправить после 18.00, когда телефонный тариф в три раза ниже. Экономия за год - 25 факсов х 3 мин. х 0,5 долларов/мин. х 250 = 9375 долларов.

(3 мин. - среднее время соединения при передаче факса; 0,5 долларов/мин. - средняя экономия за счет снижения тарифа в off peak hours.)

4. Территориально распределенные компании получают возможность отправки факсов через Internet на региональные факс-серверы, с последующей рассылкой по локальным тарифам.

5. Дополнительную возможность сэкономить предоставляет использование профессиональных факс-плат, обеспечивающих значительное сокращение времени отправки многостраничных факсов. Кроме того, возможность группирования нескольких факсов с одним номером назначения для совместной отправки сокращает общее время отправления на 30%.

Внедрение факс-системы в компании сохраняет в год:

за счет снижения трудозатрат - 2 человека х 500 долларов/месяц х 12 месяцев = 12 000 долларов.
за счет экономии на термо- и обычной бумаге и последующего копирования - 1000 долларов.
за счет экономии на междугородных переговорах 9000 долларов.

(При этом экономия, обеспечиваемая п.п. 4 и 5, не учтена.) ИТОГО - 22 000 долларов.

Достаточно сравнить эти цифры с объемом факсов в компании, чтобы понять: использование факс-системы с лихвой окупает расходы на приобретение ее самой и соответствующего оборудования.