Корпоративная культура: построение эффективного IT-отдела. 12 простых правил для руководителя

«Проваливаются не проекты, это делают люди» — в этом высказывании сосредоточена суть проблемы, с которой сталкивается любой руководитель или менеджер проекта. Все исследования, проведенные в данной области, позволяют сделать один и тот же вывод: причина провала проекта — люди. Большинству проектов всегда не хватает финансирования, сотрудников и времени для выполнения — все это также входит в число причин неудач. Проекты ведь не возникают сами по себе из тумана и не выполняются самостоятельно — кто-то должен разработать их, обеспечить финансирование, найти группу для выполнения и реализовать их. Участвующие в проекте люди отвечают за успех (или провал) проекта. Сегодня мы предлагаем вашему вниманию основные идеи, представленные в четвертой главе «Управление группой IT-проекта» книги известного западного эксперта Сюзан Сандеккер, посвященной управлению проектами.

Суть жизни в том, что каждый из нас неповторим и несет с собой уникальный мир и мировоззрение в группу, где он работает. Поскольку работа всегда состоит в достижении результатов (и при этом получения удовольствия от нее), задача руководителя состоит в том, чтобы найти пути получения максимальной отдачи от каждого члена группы при минимальных усилиях.

Здесь уместно вспомнить старую пословицу «Работайте умнее, а не сильнее», постарайтесь выполнять несколько простых правил, которые существенно облегчат вам путь к успеху.

• Правило 1. Убедитесь, что состав группы соответствует задаче

  Для того чтобы группа была высокопроизводительной, в нее надо включать людей с разными историями жизни, умениями, опытом и стилем работы. Излишняя однородность группы ведет к снижению мыслительной активности, часто приводит к ошибкам и упущениям, поскольку люди на все смотрят одинаково. Старайтесь включать в свою группу людей из разных групп заинтересованных лиц (клиентов, пользователей, менеджеров, экспертов по качеству, специалистов по оборудованию, ПО, тестированию и т. д.), имеющих разный стиль работы, опыт и таланты. Разнообразие приводит к наилучшим результатам (за редким исключением), поэтому старайтесь собрать оптимальную группу людей, обладающих нужными умениями.

• Правило 2. Четко определяйте цель проекта и группы

  Четкое понимание цели — основа для успешной работы высокопроизводительной команды. Когда проект и его цель ясно осознаны, команда четко понимает, чего от нее ждут и какими должны быть основные результаты, — проект будет гораздо более успешным. В мультикультурных группах это еще более важно для того, чтобы обеспечить сотрудникам по всему миру возможность для успешного сотрудничества и достижения общей цели.

• Правило 3. Четко определяйте роль каждого сотрудника, поддерживайте уникальные умения и таланты

  Каждый член команды должен понимать свою уникальную роль в группе. В идеале эти роли должны способствовать использованию индивидуальных умений и талантов. Если человек работает в комфортных для себя условиях, то действует более эффективно.

  Любой проект — хорошая возможность для сотрудников изучить и развить новые умения, а потому позиция человека в команде и должна давать ему такую возможность плюс контакты с новыми людьми.

• Правило 4. Четко определяйте ответственности членов группы перед командой

  Очень важно, чтобы каждый член команды в точности понимал свою ответственность перед группой. Командная работа — это ведь сотрудничество индивидуальностей, которые вносят свой вклад в общее дело. Члены команды должны стремиться работать как единое целое и четко осознавать свою ответственность перед командой, включая выявление возникающих проблем.

• Правило 5. Создайте четкие ожидания результатов

  Высоко эффективные группы хорошо понимают, чего от них ждут. Четко сформулированные цели помогают каждому осознать, что и как он должен делать. Качество возникает, когда четко определенная работа делается в соответствии с планом, поэтому качественное определение целей выглядит важной составляющей вашего проекта.

• Правило 6. Работайте как команда, чтобы определить культуру команды и ее идентичность

  Многие менеджеры проекта относятся к своей команде, как к временному собранию людей, которые должны выполнить определенную работу. Бывает и так. Но любая команда работает куда более эффективно, если ее сотрудники ощущают себя частью чего-то целого, создают групповые связи и коллективную культуру. Возможность узнать друг друга, которая появляется в коллективе (в рабочих и нерабочих условиях) поможет организовать взаимосвязи, важные для успеха проекта.

  У вас есть возможность творчески подойти к формированию командного настроя, «духа» коллектива: например, придумайте имя своей команде, выпустите майки с ее названием и символами, завтракайте и обедайте все вместе и т. д., чтобы создать высоко функциональную команду.

• Правило 7. Работайте как команда при разработке стратегии и разрешении конфликтов

  В любой команде возникают проблемы и конфликты. Вместо того чтобы рассуждать о них, создайте вместе со своей группой стратегию их разрешения.

  Для этого потребуется не только желание, но и учет всех культурных, возрастных и рабочих различий. То, что может на первый взгляд казаться хорошим решением конфликта, может быть совершенно неприемлемым в вашей мультикультурной и разновозрастной группе.

• Правило 8. Создайте в группе атмосферу вежливости и уважения

  Вежливость и уважение могут быть забыты, когда у нас возникает потребность быстро начать или завершить проект. Под давлением обилия производственных задач и проблем мы порой забываем хорошие манеры.

  На посту менеджера проекта или руководителя IT-подразделения ваша задача состоит в том, чтобы задать стиль всей работе. Если вы будете создавать атмосферу уважения и доброжелательности, члены вашей группы станут работать с большим удовольствием.

  Знание того, что все в группе делается корректно и уважительно, поможет членам группы высказывать противоречивую информацию и любые мнения, которые могут быть критичными для успеха проекта.

• Правило 9. Признавайте индивидуальные и групповые достижения

  Признание — один из тех моментов, которые помогают возникнуть чувству удовлетворенности от работы. Это универсальная потребность человека, поэтому культурные и возрастные различия отходят на второй план. А вот то, как это признание будет выражено, во многом зависит от культурных и возрастных факторов.

  Как вы уже знаете, некоторые культуры ориентированы на групповые ценности и для вас общение с каждым человеком в отдельности — с положительной или отрицательной информацией — может быть очень неудачным, как для него самого, так и для группы в целом.

  Старайтесь выделить все достижения любым доступным методом. Самое важное, чтобы признание имело место.

• Правило 10. Эффективно управляйте временем вашей команды

  Сколько встреч вашей проектной группы, которые вы посетили, вы можете назвать пустой тратой времени? И не сосчитать… К сожалению, многие менеджеры проекта (и другие менеджеры) неэффективно используют время своих сотрудников, что побуждает последних уходить с групповых совещаний или вообще не посещать их. Заранее определите тематику встречи и убедитесь, что все осведомлены о ней. Убедитесь, что все знают свою роль на предстоящей встрече (должны ли они делать доклад, представить анализ, предложить идеи для решения проблемы и т. д.). Убедитесь, что встреча начинается и заканчивается вовремя и идет в четком соответствии с планом. Предусмотрите время для общения людей до совещания и после него, но не во время его.

  Если встреча группы или членов проекта четко определена, осознана и полезна, люди обязательно будут посещать ее и активно участвовать в ее работе. Это может быть не слишком привычно для вас, но посмотрите и вы удивитесь, как эффективно может проходить совещание, если у него хороший ведущий!

• Правило 11. Определите правила коммуникаций

  Определение правил коммуникаций — еще один важный аспект высоко функциональной команды. У руководителя могут быть свои правила, и это нормально. Но вы обязательно должны обсудить с вашей группой, что разумно и что приемлемо. Некоторые компании считают, что на электронную почту надо отвечать в течение нескольких часов, другим компаниям кажется, будто ответ должен поступить в ближайшие одну-две недели. Надо учитывать культурные и возрастные различия, а также разные временные пояса. Например, некоторые члены группы могут с неохотой проверять свою электронную почту в выходные дни и отвечать на письма (если нет специальной потребности в этом). Другие сотрудники, наоборот, могут входить в корпоративную компьютерную сеть ночью в выходные дни и праздники, чтобы ощущать «руку на пульсе». Электронное письмо, посланное в 8 утра в США, может прийти адресату в другой стране уже после завершения его рабочего времени, а значит, ответ не будет получен до следующего дня. Кроме четких сроков, у членов вашей группы должны быть четкие правила, как общаться друг с другом: как часто они должны встречаться, должны ли они говорить по телефону, общаться через сеть, видеоконференции, встречаться один на один и т. д.

• Правило 12. Внедряйте технологии для того, чтобы развить коммуникации в реальном времени и сотрудничество

  В высокопроизводительных группах всегда есть лидеры, которые работают над тем, чтобы убрать барьеры на пути производительности и успеха.

  Стремление внедрить и усовершенствовать технологии, предназначенные для развития коммуникаций и сотрудничества в реальном времени между членами команды, может оказать огромное влияние на общий успех. Применение существующих инструментов более эффективно может быть частью вашей стратегии, однако могут потребоваться и новые инструменты. Убедитесь в том, что у всех есть доступ к инструментам, которые использует ваша группа. Если часть вашей группы может пользоваться видеоконференциями, а другая — не может, это приведет к проблемам с коммуникациями и синхронизацией всей команды. В современном «соединенном» мире мы все ожидаем наличия электронной почты, телефонии и доступа в Интернет, но все эти возможности распространены далеко не везде. Если один из ваших сотрудников работает вдали от основного офиса, не думайте, что он имеет такое же соединение, как и другие члены команды. Оцените, какие технологии команда может использовать для эффективных коммуникаций.

Заключение

Управление проектной группой становится гораздо более сложным, когда мы работаем с людьми, привыкшими к разным стилям работы, говорящими на разных языках, сформировавшимися в разных культурах и принадлежащих к разным возрастным группам. Нам приходится работать в реальном времени с людьми по всему миру и выдавать результаты, чтобы помочь своей компании оставаться конкурентной на глобальном рынке.

Управление IT-проектом — сложная задача, требующая определенной широты и глубины умений, в том числе таланта в области бизнеса, управления и техники. На посту менеджера проекта вы достигнете гораздо большего успеха, если постараетесь понимать людей чуть лучше.

Нет никакого сомнения в том, что вы разбираетесь в самых современных технологиях; в конце концов — вы IT-специалист. Но понимание того, что заставляет людей работать и как достичь их оптимальной работы — это талант, которым часто пренебрегают в IT-мире. На посту менеджера IT-проекта вам придется найти пути вовлечения людей в командную деятельность и развить в них приверженность проекту, часто это приходится делать без формальной власти над членами вашей группы. Понимание стилей работы членов группы, их культурных и языковых различий, в конце концов, того, что на самом деле заставляет группу функционировать хорошо, — поможет вам опередить конкурентов и даст прекрасный старт к достижению успеха.