Технический документооборот: Система управления документацией или придаток к приложениям обработки данных?

Михаил Головко
17.10.2002
Открытые системы, #10/2002

Миф 1. Быстрый поиск документов — не надо затрачивать часы на поиск необходимого документа.

Этот миф порожден огромной скоростью обработки электронной информации вычислительной техникой, легкостью ее создания, тиражирования и перемещения. Однако для эффективного поиска электронных документов базисом являются организационные и административные технологии, игнорирование или недооценка которых (обычная российская практика), сводит на нет преимущества автоматизированного поиска. Управление наименованием документов, размещением, правильная идентификация документа и его местоположения, знание того, как правильно это сделать — вот главные условия для быстрого поиска документа. Например, при формировании запроса к компьютерной системе достаточно ошибиться в одном символе имени документа (или в маске имени), или указать неправильную область поиска — и результат поиска будет нулевым. Еще хуже, если само наименование документа содержит орфографическую или синтаксическую ошибку. Технологии нечеткого поиска могут частично помочь, но они далеко не всегда обеспечивают приемлемые результаты поиска и не так просты в эксплуатации. Кроме того, они нередко порождают иллюзию, что правильно знать язык теперь вовсе необязательно. Так же влияет на результаты поиска морфология и структура наименования. Это случай, когда от перемены мест слагаемых результат меняется. Например, «Программное обеспечение системы ЭТДО» и «Система ЭТДО. Программное обеспечение» — для компьютерной системы являются совершенно разными.

Легкость модификации, тиражирования и перемещения электронных документов создают опасность другого рода — избыточность версий документа, особенно черновых. Статистика показывает, что на практике электронные документы «плодятся» в семь раз больше, чем их бумажные собратья. Важность размещения документов и сегодня очень редко воспринимается серьезно даже администраторами информационных систем. ПО управления ЭТДО не может автоматически управлять классификацией, каталогизацией и размещением документов (эти функции часто подменяют функциями присвоения класса, каталога документу и помещения документа в требуемое место хранилища).

Миф 2. Надежное хранение документов — значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права.

Хранение имеет смысл только в контексте того, что пользователь, передавший документ на хранение, получит его по запросу. Если вы точно знаете, что документ находится и надежно хранится в хранилище, а найти или получить его не можете, то какая вам от этого польза? Однако при неправильной организации системы хранения электронных документов, последние намного уязвимее, чем системы хранения традиционной документации. Вот несколько причин этого.

• Создание инфраструктуры для электронных хранилищ и работы с ними требует больших капиталовложений и сильно зависит от топологии инфраструктуры зданий и помещений.
• Электронные хранилища более климатически и энергозависимы.
• Электронные системы намного более подвержены возможности несанкционированного доступа к данным, искажению и уничтожению этих данных; скорость такого разрушительного воздействия может быть куда быстрее, чем скорость распространения огня (наиболее страшная угроза для любых архивов).
• Надежное хранение документов также предполагает их сохранность в случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, стихийные бедствия и т.д.).
• Система мероприятий по восстановлению электронного архива в случае его существенного повреждения или гибели при катастрофах намного более сложна, чем архивов традиционной документации, - и более уязвима, так как очень немногие предприятия задумываются о такой угрозе и мероприятиях по восстановлению архивов.
• Электронные хранилища в критических ситуациях более человекозависимы, так как "пожарниками" часто выступают один-два системных администратора, которых в отличие от настоящих пожарных не заменят их коллеги с другого предприятия. Причина банальна - подавляющее число решений и специфика создания, организации, конфигурирования и настройки хранилищ не документируются надлежащим образом или не документируются вообще.

Еще больше требований возникает при создании долговременных хранилищ ЭТДО, например, электронных архивов. Получение документа из электронного хранилища еще не гарантирует, что пользователь может с ним работать. Ведь в отличие от бумажных электронные документы требуют различных программных средств их обработки и визуализации. Эти средства должны быть правильно сконфигурированы, причем эта конфигурация может быть связана с конфигурацией системного программного обеспечения, которое в свою очередь нередко зависит от особенностей «железа». Это в значительной степени относится к техническим документам, которые, в отличие от офисных, имеют теснейшую связь с системами PDM и САПР. Хранилище электронной технической документации должно быть рассчитано на:

• электронные технические документы (ЭТД);
• связанные с ЭТД электронные технические данные;
• двухмерные и трехмерные модели, с учетом особенностей хранения части данных в базах данных управляющих программ (САПР, PDM), обеспечивающих работу с этими моделями;
• ПО, на котором велась обработка документов и данных, хранящихся в архиве;
• данные о конфигурации программного обеспечения и вычислительной технике, на которых велась обработка.

Таким образом, надежное хранение электронной документации без создания соответствующей системы управления хранением, учитывающей вышесказанное — не более чем очередной миф.

Миф 3. Внедрение ПО управления ЭТДО резко увеличивает эффективность управления деловыми процессами.

Зарубежная статистика приводит цифры об увеличении производительности при автоматизации управления деловыми процессами (УДП) на 30-40%. Но причины этого кроются не только в возможностях, предоставляемых компьютерными технологиями, но и в изменении технологии выполнения этих процедур и в дисциплине труда. Во-первых, переход к АСУ ЭТДО требует организационной и управленческой зрелости предприятия, как исходного состояния для эффективной автоматизации УДП. Нашим предприятиям до такого состояния пока далеко: даже не прибегая к автоматизации УДП, только за счет организационных изменений можно поднять эффективность УДП не на 30-40%, а на все 100-200% и более. Во-вторых, проблема сосуществования электронного и бумажного документооборота требует разработки и внедрения соответствующей системы правил УДП, доработки стандартов ЕСКД, ЕСТД и других серий. Система правил УДП в техническом документообороте намного разнообразнее и сложнее, чем в других видах (организационно-распорядительный, банковский и др.).

В-третьих, эффективное автоматизированное УДП в ЭТДО возможно только при сквозной интеграции потоков работ и документов между всеми приложениями, осуществляющими УДП. Это сама по себе чрезвычайно сложная задача, процесс стандартизации которой начался совсем недавно (первые стандарты появились в 1999 году) и активно продолжается коалицией Workflow Management Coalition. Эти стандарты пока реализованы в весьма небольшом количестве продуктов таких известных разработчиков, как SAP AG, BAAN, IBM и некоторых других. К сожалению, наши разработчики средств управления документооборотом этим похвастаться не могут, но зато многие декларируют «соответствие требованиям стандартов и принципов создания открытых систем». Максимум, что предлагается нашими разработчиками — точечная интеграция между отдельными средствами УДП, основанная на частных нестандартных спецификациях обмена. Отличительная особенность этих спецификаций — опора на текущие программные реализации продуктов де-факто (т.е. в лучшем случае — на внутрифирменные стандарты производителей, в худшем — на логику разработчиков программного обеспечения). Решения на базе таких интеграционных решений обычно «сыпятся» при переходе на новую версию продукта или при изменении опорных технологий, и на все сто процентов зависят от разработчика.

Миф 4. Cодержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных.

Может быть, если дело касается архивов нетехнических документов. Что же касается архивов технических документов, то говорить о стоимости их содержания пока что рано. Сначала неплохо было бы просчитать, во что выльются вложения в разовые работы: обследование предприятия, проектирование и создание программно-технического комплекса, оцифровка бумажного архива, разработка системы управления применением ЭЦП, разработка новой технологии работы и регламентов работы с ЭТД, гармонизация с системой традиционного документооборота, обучение персонала, переход на новую технологию. Добавьте сюда специфику электронных архивов, описанную во втором мифе, во сколько обходятся штатные и внештатные задержки при сопровождении программно-технического комплекса с его весьма частыми изменениями...

Миф 5. Внедрение ПО документооборота делает деятельность сотрудников более прозрачной, а значит и более управляемой.

Управляемость есть мера достижимости поставленных целей за счет влияния руководителей на исполнителей, на изменение бизнес-технологий и бизнес-процессов, и уж никак не является следствием прозрачности деятельности персонала и не зависит от электронных систем. Каждый уровень управления в идеале должен заниматься своими делами, а не разбираться, почему не работает более нижний уровень (хотя есть немало руководителей, с удовольствием подменяющих выполнение своих основных задач выполнением задач нижнего уровня). Практика убедительно доказывает, что руководство все меньше и меньше имеет возможностей для обдумывания и принятия даже стратегических решений. Это еще раз доказывает, что управление людьми будет развиваться в сторону «черного ящика», когда важен результат, а не процесс. Что же касается бизнес-технологий, то грамотное внедрение ЭТДО в совокупности с созданием и внедрением автоматизированной системы управления бизнес-процессами действительно может дать эффект прозрачности бизнеса, т. е. возможность видеть бизнес-технологии и бизнес-процессы на разных уровнях их представления, эффективно управлять ими и изменять их. Это чрезвычайно важная задача, так как технологии проектирования и создания изделий в электронном виде только начинают создаваться.

Система управления техническим документооборотом: кошка, которая гуляет сама по себе?

Исторически сложилось так, что технический документооборот и его автоматизация никогда не рассматривался ни как самостоятельная дисциплина, ни как комплексная система управления. Были и есть стандарты ЕСКД, ЕСТД и других групп, отраслевые стандарты, в которых технологические, организационные и процедурные вопросы, связанные с технической документацией и документооборотом достаточно хорошо отработаны и проверены десятилетиями. Сама же система управления была «человеко-ориентированной» и что чрезвычайно важно — интеллектуальной (т.к. средством всевозможных операций над документами, средством информационного взаимодействия, средством разрешения коллизий была и есть единственная интеллектуальная унифицированная природой «вычислительная машина» — человек). Это позволяло решать задачи управления документооборотом фактически в фоновом режиме при сохранении слабо формализованного информационного взаимодействия его участников. Такое положение дел долгое время оставалось неизменным во время автоматизации систем создания и подготовки инженерных данных. Это подтверждает и тот факт, что категории Docflow и Workflow появились не в виде самостоятельных систем, а как вспомогательные модули к различным системам PDM, ERP и САПР и бизнес-приложениям.

Такая потеря самостоятельности ЭТДО и сегодня играет злую шутку с отечественными предприятиями: вместо создания современных систем управления документами и деловыми процессами предприятия по-прежнему концентрируют свое внимание на задачах создания и подготовки содержимого документов (технических данных). Методы и средства управления документооборотом фактически оказались без изменений. Таким образом, задача автоматизации управления ЭТДО фактически является придатком систем создания и обработки электронных технических данных. В результате не используется один из самых важных инструментов, способных повлиять на бизнес-технологии, в том числе на переход к процессно-ориентированной организации бизнеса.

Электронный технический документ: возьми то, не знаю что...

Стандартов на электронные технические документы (ЭТД) в России пока не существует. Да и сама система стандартизации электронного документооборота строится весьма нелогично: разрабатываются частные системы стандартов, охватывающие некоторые частные области его применения (например, стандарты STEP, стандарты серии ГОСТ Р ИСО 10303 и др.), в то время, как нет основополагающих общесистемных стандартов на электронный документ, системы управления электронной документацией и системы управления электронными данными. Таким образом, даже в таком системном деле, как стандартизация, мы продолжаем «славное» дело лоскутных решений.

В настоящее время разработку стандартов на систему управления электронной технической документацией ведет научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (www.cals.ru). Автору довелось быть разработчиком проекта стандарта на систему управления электронной технической документацией. Немало сил было приложено к тому, чтобы решить, казалось бы, простую задачу: развести по разным углам электронный технический документ и электронные технические данные (ЭТДА). Уж слишком велик был соблазн сделать единую систему стандартов на систему управления ЭТДО и ЭТДА, и весьма непросто провести различие между их управлением и обработкой с точки зрения ИТ.

Почему это так важно? ЭТД является интегрирующим объектом, который позволяет провести ясную и обоснованную границу между собственно электронным документом и его контентом (ЭТДА). Лишь при таком подходе можно выработать унифицированные интерфейсы и протоколы взаимодействия между ПО управления ЭТДО и ПО управления ЭТДА, обеспечив не точечную, а системную интеграцию между ними. Пока что эта граница определяется разработчиками ПО самостоятельно для каждой программной системы. До сих пор программное обеспечение создания и обработки технической информации делает упор на работу с ЭТДА; вопросы представления ЭТДА в виде подписанных ЭТД разработчиков фактически не волновали, в частности по причине того, что применение ЭТД не является легитимным. К тому же административное управление ролями и пользователями в приложениях, функционирующих в рамках одной информационной системы, частично заменяет использование ЭЦП. Кроме того, электронные данные в общем виде — та самая «глина», позволяющая разработчикам программных систем «лепить» электронные объекты самыми разнообразными способами, часто не учитывающими главного: документ должен свободно перемещаться между разными информационными системами, приложениями и обрабатываться в них, в то время как объекты электронных баз данных обычно привязаны к своим прикладным средствам и СУБД. Но работа с ЭТД связана, прежде всего, с его «организационными» свойствами. Документ — бумажный или электронный — интересует нас как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями. С необходимостью применения ЭТДА формально, в виде документально оформленных объектов баз данных (например, трехмерных моделей, каталогов деталей) возникает масса технических и процедурных вопросов, связанных, прежде всего, с применением ЭЦП, переносимостью этих объектов между технологическими средами разных информационных систем и т.д.

Применение ЭТД требует управления применением ЭЦП, а последнее основывается на специфике электронного представления ЭТД. Между тем Федеральный закон об электронной цифровой подписи определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». К сожалению, такое определение говорит об информации, но не о самом документе, и уж тем более о специфике ЭД. Необходимость работы с ЭД и ЭТД заставляет предприятия самим давать определения этим терминам, разрабатывать собственные системы правил и механизмы управления ЭЦП и ЭД, что порождает множество различий в реализациях, часто принципиальных. При интеграции с информационными системами других предприятий возникают неизбежные коллизии или несовместимость. И если люди с их интеллектуальной системой обработки данных и принятия решений могут договориться в таких случаях, то их компьютерные системы здесь бессильны — им нужны стандартные интерфейсы и протоколы обмена.

Время действовать системно

Создание и внедрение системы управления электронным документооборотом есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий. Если предприятие не готово провести необходимые организационные и управленческие изменения в бизнес-технологиях, пусть лучше работает по-старому. Автору пришлось непосредственно участвовать в прецеденте, когда разработанный усилиями сотрудников пяти отделов электронный архив, причем в двух программных реализациях, просто стал памятником автоматизации — на завершающем этапе работ руководство даже не удосужилось принять решение по выбору и внедрению системы. К сожалению, «закапывание денег« в автоматизацию стало повсеместным явлением. Чтобы изменить эту ситуацию, необходима реальная (а не декларативно-показная) заинтересованность и контроль высшего руководства предприятий над ИТ и деятельностью ИТ-служб, наличие сильных ИТ-руководителей и специалистов у предприятий, а также подрядчиков, предлагающих, прежде всего, честный и грамотный консалтинг, основанный на системных решениях, а не частные программно-технические комплексы.

Время «самостийного» выживания машиностроительных предприятий после постсоветского периода прошло. Предприятиям нужны новые модели и технологии сотрудничества, основанные, прежде всего, на взаимодействующих системах управления электронной технической документацией.

Михаил Головко (MGolovko@yandex.ru) — независимый консультант по CALS-технологиям (Казань).

---

Некоторые определения

Электронный технический документ (ЭТД) — авторизованный набор данных в электронном виде, содержащий сведения технического характера, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством и иными нормативными документами правовое значение. Авторизация ЭТД представляется набором электронных подписей должностных лиц.

Электронные технические данные (ЭТДА) — набор данных в электронном виде, содержащих сведения технического характера.

Система управления электронной технической документацией (СУ ЭТДО) — автоматизированная система предприятия, которая обеспечивает управление производством и использованием электронной технической документации в процессе ее жизненного цикла, управление документооборотом внутри предприятия и с внешними предприятиями, и управление деловыми процессами, которые непосредственно относятся к электронной технической документации.

СУ ЭТДО может использоваться параллельно с системой подготовки и обращения технической документации в традиционном виде.