Как подружить управленческий учет с бухгалтерией?

Е. Полякова, компания Инталев

2005-12-20

Использование специализированного программного обеспечения для ведения бюджетирования и управленческого учета позволяет автоматизировать планирование деятельности компании различными способами, получение же фактической информации из бухгалтерии в автоматическом режиме зачастую остается за кадром. Разработчики ПО предлагают различные механизмы по импорту данных из учетных систем, которые обычно уже закодированы, и для изменения правил загрузки требуется вмешательство программиста.

Перед тем как приступить к настройкам переноса данных из бухгалтерского в управленческий контур в любом ПО, целесообразно ответить на вопросы:

• Какие аналитики сейчас есть в бухгалтерии, каким образом они будут взаимодействовать и достаточно ли таких специалистов для переноса данных в разработанный стандарт управленческого учета на предприятии?
• Потребуется ли дополнительный штат для обработки информации, поступившей из бухгалтерского контура (так как учет в бухгалтерии не ведется в разрезе центров финансовой ответственности, управленческих статей доходов и расходов и т. д.)?

Перенос фактических данных в управленческий учет с минимальными затратами это одна из основных проблем, с которыми сталкивается предприятие при введении бюджетного управления. Итак, прежде чем приступать к собственно настройкам, необходимо проанализировать учет в бухгалтерии.

Анализ бухгалтерского учета на предприятии для ведения управленческого учета

Соответствия бухгалтерского плана счетов управленческому и состав их аналитик

Для того чтобы приступить к сравнению планов счетов бухгалтерского и управленческого контуров для предприятий, ведущих несколько информационных баз и/или юридических лиц, мы предварительно сформируем общий бухгалтерский план счетов единым составом аналитик (видов субконто). Если принимается решение, что общий бухгалтерский план счетов сформировать не возможно/не нужно, необходимо проделать работу по сравнению каждого бухгалтерского плана счетов с управленческим.

Примерный вид сравнения планов счетов приведен в таблице 1.

Таблица 1. Соответствие бухгалтерского плана счетов управленческому

Планы счетов могут существовать в разных стандартах. Как видно из таблицы, управленческому плану счетов, составленному по международным стандартам (МСФО), устанавливается соответствие российского бухгалтерского плана счетов. Существуют следующие типы соответствий:

• Счет в счет . Одному управленческому счету соответствует один бухгалтерский.
• Один ко многим . Одному управленческому счету соответствует более одного бухгалтерского.
• Много к одному . Одному бухгалтерскому счету соответствует более одного управленческого. В этом случае ищутся пути определения управленческого счета (например, в зависимости от выбранной бухгалтерской аналитики) или принимается решение, что такая детализация в управленческом контуре избыточна.

Далее необходимо сравнить состав аналитик (видов субконто) бухгалтерского и управленческого планов счетов и определить перечень аналитик, которые отсутствуют в бухгалтерском плане счетов.

Соответствие аналитик бухгалтерского учета управленческим

Переходим к анализу самих аналитик бухгалтерских справочников. Чаще всего на практике встречается такая ситуация основной состав аналитик (виды субконто на плане счетов) бухгалтерского учета почти полностью соответствует управленческому учету. Отличие лишь в том, что в бухгалтерии не используется понятие Центры финансовой ответственности (ЦФО), а все остальные аналитики Основные средства , Материалы , Номенклатура , Контрагенты и прочие, существуют и в управленческом контуре. Поэтому, не учитывая ЦФО, можно сказать, что состав основных видов субконто совпадает. Отличия возникнут при анализе уже самих справочников, причем в основном по справочникам статей ( Статьи ДДС , Статьи затрат , Издержки обращения и т. д.).

Значит, следующая задача, которую необходимо выполнить, определить соответствия бухгалтерских справочников статей управленческим. Обычно мы имеем соответствия двух видов:

• Бухгалтерские статьи движения денежных средств управленческие статьи БДДС (бюджета движения денежных средств).
• Бухгалтерские статьи затрат управленческие статьи БДР (бюджета доходов и расходов).

Первый вид соответствия один бухгалтерский справочник будет противопоставлен одному управленческому. Второй вид соответствия несколько бухгалтерских справочников затрат будут противопоставлены одному управленческому справочнику.

Примерный вид сопоставления статей приведен в таблице 2

Таблица 2. Соответствие бухгалтерских статей ДДС управленческим

По тем же самым принципам соотносятся бухгалтерские статьи затрат управленческим статьям БДР. При сопоставлении статей часто встречаются следующие типы связей:

• Связь Одна к одной . Одна бухгалтерская статьям соответствует одной управленческой.
• Связь Много к одной . Нескольким бухгалтерским статьям соответствует одна управленческая.
• Связь Одна ко многим . Одной бухгалтерской статье соответствует более одной управленческой. Такие статьи анализируются более подробно: определяется, возможно ли в связке с другой аналитикой, которая также будет применяться в хозяйственной операции, определить управленческую статью. Например, из таблицы видно, что бухгалтерской статье Оплата поставщику за услуги соответствует две управленческих Коммунальные расходы и Аренда . Возможно, что, сопоставив статью Оплата поставщику за услуги и поставщика услуг ( Арендодатель ), мы сможем определить управленческую статью Аренда . Таким образом, сопоставится еще часть бухгалтерских статей. В конечном итоге, останется часть управленческих статей, которые невозможно сопоставить с бухгалтерскими (то есть бухгалтерия не ведет детализацию в таком разрезе статей). Далее принимаются решения: 1) Если статьи важно отражать и учитывать в управленческом контуре, расширяется состав бухгалтерских статей (на те статьи, по которым невозможно получить данные из бухгалтерии). 2) Если статьи не важны в управленческом контуре и ими можно пренебречь, они удаляются из управленческого справочника статей.

Мы рассмотрели сопоставление наиболее часто встречаемых отличий (статейных). Возможны также ситуации, когда в управленческом контуре помимо статейных отличий существуют и отличия в других аналитиках. Например, управленческий учет ведется в разрезе проектов (объектов учета), а бухгалтерский учет лишь частично затрагивает эти вопросы (расходы ведутся в разрезе проектов, а движение денежных средств нет, или наоборот). Тогда помимо изменений в бухгалтерских справочниках, возможно, потребуется изменить бухгалтерские документы и/или план счетов.

Таким образом, мы рассмотрели, как сопоставляются аналитики бухгалтерского учета управленческим. Теперь перейдем к вопросу, как данные из бухгалтерии при передаче в управленческий контур будут правильно отражаться по центрам финансовой ответственности (ЦФО), так как основным понятием бюджетного управления является учет по ЦФО.

Определение центров финансовой ответственности

Как и упоминалось выше, обычно в бухгалтерии отсутствует такое понятие как ЦФО, в управленческом же учете это понятие является основным и более того обязательным для заполнения. Поэтому на данном этапе, нам потребуется определить по каким принципам данные из бухгалтерии будут отражаться по ЦФО.

При определении ЦФО можно отталкиваться от любой аналитики, которая существует в бухгалтерском учете. Обычно анализируются все данные, которые будут передаваться в управленческий контур, для удобства их разбивают по группам - объектам учета.

Например:

1. Движение денежных средств - определяем по Контрагентам .
2. Затраты (на производство, общехозяйственные и пр.) определяем по Подразделениям .
3. Основные средства определяем по Основным средствам и т. д.

Далее все аналитики, которые мы закрепили в качестве определяющих ЦФО, должны быть расписаны следующим образом: (см. таблицу 3).

Таблица 3. Определение ЦФО из бухгалтерского справочника Контрагенты

Определение ЦФО означает, что например, каждый Покупатель/Поставщик (или группа Покупателей/Поставщиков) будет привязан к ЦФО и, когда в бухгалтерском учете пройдут Поступления/Выплаты по конкретному контрагенту, при переносе данных в управленческий контур создастся документ по тому ЦФО, к которому относится этот Покупатель/Поставщик.

В результате этого этапа для всех данных, которые будут переноситься из бухгалтерии, должны быть определены ЦФО. Такой механизм позволяет связать на визуальном уровне (без добавления аналитики напрямую в бухгалтерию) бухгалтерский контур, в котором отсутствует ЦФО, с управленческим, где понятие ЦФО является основным.

В итоге после прохождения всех трех этапов вырабатываются подробные рекомендации по минимизации затрат на ручной ввод информации в управленческий контур, разрабатывается документ с подробным перечнем рекомендаций по изменению бухгалтерского учета (требования к доработке справочников, плана счетов и т. д.), чтобы содержащиеся в нем данные корректно переносились в управленческий контур. И только после внесения изменений в бухгалтерский контур следует приступать к настройке правил переноса в автоматизированную систему.