Logo Море(!) аналитической информации!
IT-консалтинг Software Engineering Программирование СУБД Безопасность Internet Сети Операционные системы Hardware
Обучение от Mail.Ru Group.
Онлайн-университет
для программистов с
гарантией трудоустройства.
Набор открыт!

Мировой рынок систем электронного документооборота

Александр Глинских (к.т.н.)

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Основные понятия о системах электронного документооборота
Назначение СЭД
Основные свойства СЭД
Общая классификация СЭД
Преимущества от использования СЭД
Анализ современного состояния мирового рынка СЭД
Общий обзор
Основные тенденции развития мирового рынка СЭД
Российский рынок СЭД
Общий обзор
Основные тенденции развития российского рынка СЭД
Примеры применения CЭД в мире
СЭД в здравоохранении
СЭД в фармацевтике
CЭД в сфере выдачи займов
СЭД в сфере коммунальных услуг
CЭД в сфере патентования
СЭД в области проектирования
Примеры применения OMS-систем
Интеграция СЭД с другими приложениями
Интеграция СЭД с ERP-системами
Интеграция СЭД с CRM-приложениями
Особенности выбора и внедрения СЭД
Основные особенности выбора СЭД
Основные особенности внедрения СЭД
Выводы
I. Основные участники мирового рынка СЭД
Action Technologies
Documentum
FileNet
Gauss Interprise
Hummingbird
Hyland Software
Ideal
Interwoven
Siemens Nixdorf
Staffware plc
Tower Software
Tower Technology
Примеры других систем
II. Основные участники российского рынка СЭД
АйТи
Анкей
Гарант Интернэйшнл
Ланит
Центр Компьютерных Технологий
Электронные Офисные Системы (ЭОС)
Cognitive Technologies
InterTrust

Особенности выбора и внедрения СЭД

Основные особенности выбора СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Следует сказать, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе СЭД необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:

  • Достаточно большое разнообразие СЭД (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
  • Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения (за немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка — примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт — или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка — примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);
  • Возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.

В общем случае при выборе фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно учесть следующие требования:

  • Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения СЭД и др.);
  • Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
  • Наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев СЭД;
  • Опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые СЭД в работе и пообщаться с их пользователями);
  • Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;
  • Существует ли в фирме-внедренце технология внедрения, и как она поддерживается документально.

При этом выбираемая для внедрения СЭД должна удовлетворять следующим общим требованиям:

  • В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
  • В СЭД обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);
  • В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);
  • Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений процесса от его нормативного хода, прогнозирование влияния этих отклонений на вероятный срок завершения всего процесса в целом и др.);
  • Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации;
  • Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;
  • Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;
  • Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
  • Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
  • Возможность интеграции с распространенными платформами;
  • Хорошая масштабируемость;
  • Наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
  • В основе СЭД — открытая клиент-серверная архитектура;
  • Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
  • Доступность базы данных СЭД для других приложений;
  • Модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
  • Возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;
  • Наличие в СЭД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);
  • Возможность работы через Internet/intranet;
  • Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;
  • Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
  • Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Основные особенности внедрения СЭД

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

  • в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
  • слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
  • СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
  • наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
  • отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

  1. Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
  2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
  3. Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
  4. Выполнение пилотного проекта;
  5. Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
  6. Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
  7. Поставка и инсталляция СЭД;
  8. Адаптация и настройка СЭД;
  9. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
  10. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
  11. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
  12. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
  13. Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
  14. Сопровождение CЭД.

Новости мира IT:

Архив новостей

Последние комментарии:

Релиз ядра Linux 4.14  (9)
Среда 22.11, 19:04
Loading

IT-консалтинг Software Engineering Программирование СУБД Безопасность Internet Сети Операционные системы Hardware

Информация для рекламодателей PR-акции, размещение рекламы — adv@citforum.ru,
тел. +7 985 1945361
Пресс-релизы — pr@citforum.ru
Обратная связь
Информация для авторов
Rambler's Top100 TopList liveinternet.ru: показано число просмотров за 24 часа, посетителей за 24 часа и за сегодня This Web server launched on February 24, 1997
Copyright © 1997-2000 CIT, © 2001-2015 CIT Forum
Внимание! Любой из материалов, опубликованных на этом сервере, не может быть воспроизведен в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельцев авторских прав. Подробнее...