Революция или дань моде? (вперед навстречу электронным документам)

С. Клименко, Институт физики высоких энергий,
П. Боно, Я. Йорге, Еврографика

В настоящем докладе представлены материалы дискуссии по переходу на электронные документы и безбумажную технологию обмена информацией в Европейском сообществе специалистов по машинной графике. Дискуссия состоялась на конференции Еврографика'96 в конце августа 1996 в Пуатье, Франция. Исходные материалы [Bono] были подготовлены Питером Боно (Peter Bono) и Якимом Йорге (Joaquim Jorge), которые любезно разрешили использовать этот материал. Исходные материалы были переработаны С.В.Клименко для представления на данной конференции.
Многие учреждения смело смотрят в лицо революционным изменениям, ожидающим нас в ближайшем будущем. Здесь будет рассмотрена роль электронных документов как инструмента повышения эффективности работы клерков. Мы обсуждаем специфические проблемы и возможности, связанные с переходом на безбумажную технологию и даем рекомендации, которые могут служить основой для стратегии автоматизированного делопроизводства.
Официальные документы все больше и больше переносятся на цифровые носители. В настоящее время нет полной ясности с тем, где эта тенденция застанет нас и какова будет наша способность воспринимать новую информационную обстановку. Однако, имеются несколько явных преимуществ, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных документов:

Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
Время распространения измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
Время, требуемое для воспроизведения документа в другом месте, можно значительно сократить, особенно если мы полностью примем электронные методы передачи и воспроизведения.
Огромным преимуществом этой технологии является способность производить содержательный (контекстный) поиск документа.
Имеются громадные возможности для взаимодействия с другими учреждениями.

Широкому восприятию новых носителей мешают некоторые сомнения:

беспокойство о долговечности электронной информации
неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования (снабжения указателем) информации
"драконовские'' цены на инфраструктуру (например, Internet)
"приемлемость'' клиентами электронных документов
проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного доступа к электронным документам.

Электронные документы должны развиваться

Долговечные электронные носители возможны
Имеющиеся в настоящее время магнитные и оптические носители имеют оценочное время жизни около 10 лет. Если в течение 10 лет мы за те же деньги можем хранить в 100 раз больше информации, почему бы не затратить дополнительные средства на развитие носителей, которые надежно хранят информацию свыше 10 лет? [Odlyzko]. Более того, уже развиваются новые носители с увеличенным временем жизни.
Усовершенствование оборудования делает электронные документы более доступными по цене
Вычислительная мощность персонального компьютера (как процессора, так и памяти) удваивается каждые 18 месяцев. Таким образом, компьютерные ресурсы по памяти и по производительности увеличивается быстрее, чем технические достижения, которые удваиваются каждые 10 лет (7% в год). Оборудование для хранения информации сейчас на много дешевле, чем это было 10-20 лет назад: можно купить многогигабайтный магнитный носитель за несколько тысяч долларов. CD-ROM'ы стоят порядка нескольких долларов, если их производить в достаточно большом количестве.
Усовершенствование программного обеспечения облегчает производство электронных документов
Благодаря более мощным текстовым процессорам клерки теперь могут сами готовить документы любой степени сложности. Новые средства типа Всемирной паутины (World-Wide Web) облегчают представление документов в Internet.
Снижается стоимость связи
Например, стоимость опорной магистрали сети Национального научного фонда США в течение 1988--1991 годов увеличилась на 68%, в то время как трафик вырос в 128 раз [Odlyzko]. Это означает, что за тот же период стоимость в пересчете на байт уменьшилась почти на два порядка.
"Драконовские'' цены в Internet, которые могли задушить развитие новых электронных документов, таковыми не являются
Цены на услуги Internet не высоки и будут становиться все доступнее. Текущие ограничения на пропускную способность связи являются временным явлением.
Коммерческое использование Internet требует очень высоких скоростей передачи для таких приложений, как видео по требованию или покупки не выходя из дома. Такие скорости являются более чем достаточными для распространения всех данных, за исключением наиболее требовательных приложений.
Становятся доступными стандарты на представление, хранение и индексирование информации
Мы имеем стандарты на описание страниц и содержания (PostScript, TeX, HTML, SGML), для которых существуют доступные программы просмотра и редактирования.
Интерпретирующие подходы, используемые в языке Java, освобождают семантику от привязки к особенностям архитектуры и оборудования. Аналогично, хотя имеется большое количество образов представлений (JPEG, GIF, CGM, TIFF, XBM, PDF), имеется также и множество программ, которые читают, конвертируют и показывают эти форматы. Несмотря на то, что профилизация носителей и форматов является основанием для беспокойства, очень вероятно, что в будущем мы сможем свободно читать такие форматы.

Требование изменений

Электронные документы до сих пор подвергаются сомнению в качестве основного инструмента для распространения информации между профессионалами. Подробно обсуждаются недостатки теперешнего процесса в работах [ACM, Odlyzko]. Мы приводим здесь некоторые наиболее относящиеся к делу выводы:

Экспоненциально увеличивающееся количество электронных документов напрягает современную систему. В среднем за последние 120 лет вся техническая продукция удваивается каждые двадцать лет. После Второй мировой войны этот ритм усилился до удваивания за каждые 10 лет [Odlyzko].
Увеличивающаяся специализация затрудняет деловым и финансовым журналам обслуживание своих подписчиков. Журнальные статьи публикуются одними экспертами для чтения другими экспертами. Но эксперты составляют менее 20% читателей [ACM]. Это может привести к увеличению числа специализированных журналов, которые никто не читает (журналы "только для написания''). Эта увеличивающаяся специализация и более узкая область электронных документов приводит к ограниченному обращению и высокой стоимости распространения таких документов.
Увеличивающиеся задержки в традиционном цикле распространения документов общего пользования через деловые и финансовые журналы и книги "написание-рецензия-исправление-распространение'' неприемлема ни для авторов, ни для читателей. Задержки на 6--18 месяцев являются общепринятыми для процесса реферирования и весь процесс до реального распространения может занять от 12 до 18 месяцев [ACM]. Обычные бумажные документы уже служат не как средство для сообщения результатов, а единственно для архивных целей (снова документы "только для написания'').
Конференции и презентации стали альтернативным средством передачи и распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от представления документов до их публикации (около 6 месяцев), в то же время сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам достоверность. Более того, конференции сосредотачивают свое внимание на специализированных областях, позволяя служащим обмениваться самыми свежими документами.
Препринтные версии документов доступны через FTP, WWW и электронную почту. Эти методы распространения намного дешевле традиционных способов. Некоторые авторы утверждают, что такая практика способствует улучшению качества представленных документов, которые подвергаются более широкой проверке, чем документы на бумажных носителях, рецензируемые только несколькими экспертами. Однако, этот механизм обычно заслуживает меньшего доверия, чем установленный процесс рецензирования, поскольку нет явных гарантий, что каждый конкретный документ, доступный on-line, будет откорректирован автором в ответ на замечания читателей.

Преимущества электронных документов

Подготовка документов крутится вокруг состоящего из трех стадий процесса. На стадии подготовки авторы (служащие) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору (менеджеру). На стадии рецензирования и исправления редакторы требуют оценку экспертов и отклоняют рукопись или требуют внесения в нее изменений. Эта стадия заканчивается, когда редактор принимает документ к распространению. На последней стадии редактор посылает документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается. Эта стадия заканчивается, когда документ напечатан и разослан специалистам и в депозитарий (хранилище) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях, которые мы укажем ниже:
Почти нулевая цена печати и распространения. Это составляет от 15 до 30% текущих расходов на печать. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи могут получить их по связи и распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии печати сделал возможным издавать и печатать документы с помощью уже готовых компьютерных систем и с качеством, сравнимым с достигаемым традиционными издателями.
Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров с разрешением 600dpi и 1200dpi могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым профессиональными издателями. Более того, многие авторы жалуются на ошибки, вносимые при традиционном печатном процессе. Преимущество обычных издателей размывается, поскольку намного дешевле перекачать и распечатать документ, чем иметь его напечатанным в журнале [Odlyzko]. Наконец, альтернативным носителем для распространения электронных документов стала Всемирная паутина, осуществляя это распространение очень легко с помощью гипертекстовых связей.
Сокращение цикла подготовки электронных документов можно достичь при помощи процедур электронного представления, рецензирования и исправления. Многие прогрессивные издания заявляют о цикле рецензирования от трех до четырех месяцев, который получается исключительно использованием электронных коммуникаций и предписыванием экспертам дать рецензию в течение месяца [Odlyzko]. Это выгодно отличается от срока от восьми до двенадцати месяцев, обычно требуемого при традиционном процессе.
Новые носители. Одно преимущество электронных документов по отношению к бумажным --- это возможность включить в издаваемые документы такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность может иметь смысл для протоколирования важных совещаний и конференций.
Интерактивные документы. Бумажные документы составляют негибкую среду. После того, как они напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумажным документам обычно имеют вид указания на ошибку, опубликованную в позднейших изданиях. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной продукции нет удобной возможности поддерживать читательские комментарии, примечания и авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным циклом исправления и распространения. С помощью Всемирной паутины можно отследить читателей документа, включая интерактивные формы получения от них комментариев, и процитировать их через гиперсвязи. Весь этот сервис возможен в электронных документах.

Как мы представляем электронные документы

Далее мы выделим некоторые возможные услуги, которые Учреждения могли бы предоставить своим клиентам в рамках инициативы по электронным документам.
Предложить исчерпывающее предоставление архива, включая все документы, подготовленные для распространения на популярных выставках и презентациях. Документы будут помещаться в депозитарий сразу после их принятия и получения от авторов окончательной версии. Специализированные хранилища в депозитарии могут быть предложены по отдельному указателю (индексу).
Технические отчеты --- их можно было бы составлять для cотрудников Учреждений, чтобы получить доступ к их наработкам и коллекциям документов.
Делать электронные книги и обучающие пакеты доступными для сотрудников. Предоставляя в электронной форме учебный материал и курсы обучения, Учреждения могут помогать своей клиентуре улучшить технические мастерство.
Реклама сервиса и продажа on-line. Кроме дополнительного источника доходов, такой сервис мог бы помочь менеджерам Учреждений в выборе оборудования и программного обеспечения.
On-line уведомления о рабочих совещаниях, конференциях, презентациях и других событиях в сфере бизнеса, использовании благоприятных возможностей могут и должны предоставляться в качестве услуг клиентам.
Иерархия документов в соответствии с уровнем ссылаемости --- можно предложить иерархию от объявления через списки рассылки e-mail о нереферированном документе до полностью реферированных документов и даже on-line энциклопедий, что полностью покрывает весь спектр деятельности клиентов.

Электронные документы и сообщество клерков

Менеджеры и клерки в Учреждениях, как и большинство людей, медленно реагируют на изменение инструментов своего труда; однако, нам не следует прекращать распространение электронных документов как средства улучшения связей между специалистами в сфере бизнеса. Принятие электронных коммуникаций на фазе экспертной оценки должно предоставить возможности усиления процесса рецензирования, позволив более полную оценку новых документов. Более того, предложение работ в электронном виде и электронные коммуникации позволяют рецензирование предложенных работ дополнительными людьми, внося таким образом в конечный результат дополнительное качество. Большинство возражений против электронных документов заключается в том, что они нуждаются в признании традиционных средств печати. Хотя это, возможно, и отражает текущее положение дел, принятие цифровых носителей такими передовыми профессиональными ассоциациями, как IEEE и ACM, в будущем поможет изменить такой взгляд. Более того, признание профессиональных публикаций документов в большой степени определяется престижем организации, опубликовавшей ее, профессиональной репутацией и не в последней степени звучностью и качеством напечатанного документа.

План изменений

Научно-техническая документация уже давно и активно переносится с бумажных носителей на цифровые. Мы описали преимущества такого переноса и необходимость для Учреждений принять стратегию электронных документов. В то время как некоторые из этих рекомендаций относятся к новым материалам и инициативам, Учреждениям полезно провести такой эксперимент с новыми носителями и электронными форматами. Их, скорее, надо рассматривать как отправную точку для обсуждения внутри организации.
Учреждениям следует решить, хотят ли они принять электронные документы. Мы считаем, что переход от бумажных носителей к электронным уже начался и является неизбежным. Начав действовать сейчас, Учреждения могут стать новаторами, а не последователями. Правда, раннее принятие содержит дополнительный риск и дополнительную работу.

Специфические цели и крайние сроки

Какую роль должны принять на себя Учреждения? Учреждения могут стать электронным издателем с помощью, в основном, добровольных усилий и внутреннего развития. Другая (не исключающая) возможность --- это сформировать партнерство с издательством, преданным идее электронных публикаций.
Отказ от теперешних изданий на бумаге. Это требует внимательного планирования и ясного представления о том, что ждет нас впереди. Переход от бумажных публикаций к полностью электронному формату, вероятно, потребует последовательных приближений, которые начнутся с наложения дополнительных расходов. Фаза отказа от бумажных документов может занять несколько лет, в зависимости от инерции общества и поддержки новых носителей.
Издательская политика сосредоточена вокруг хранилища документов. Конкретные документы будут индексированы в одной электронной библиотеке. Имеющиеся в настоящее время различия основаны скорее на требованиях упаковки, чем на содержании документов.

Библиография

[Bono] Revolution or Fad? Towards Electronic Publishing, Peter R.Bono (Fraunhofer CRCG, USA) and Joaquim A.Jorge (INESC, Portugal), August 1996.
IEEE Guidelines for electronic submission of manuscripts, http://www.ieee.org/pubs/subelec.html
[ACM] ACM Publications: Electronic Publishing Plan, Computer Magazine, ACM, April 1995, (on- line версия доступна по http://www.acm.org/pubs/epubplan.html ).
[Odlyzko] Tragic Loss or Good Riddance? The impending demise of Traditional Scholarly Electronic Journals, A. M. Odlyzko, Intern J. Human-Computer Studies 1995, (on-line версия доступна по http://www.umassd.edu/WWWCIS/tragicloss.html ).
On the Road to Electronic Publishing, Andrew Odlyzko, April 30, 1996 http://phoebe.math.albany.edu:8800/hm/emj/papers/road
[Guedon] The seminar, the encyclopedia and the eco-museum as the future forms of scholarly electronic publishing, Jean Claude Guedon, Scholarly Publishing: The Electronic Fron- tier, MIT press 1996.
[NCSTRL] The NCSTRL project background information can be found at http://www.ncstrl.org/Info/press- package.html
[Silverman] The Impact of Electronic Publishing on the Academic Community, in Scholarly Publishing: The Electronic Frontier, Robin Peek and Gregory Newby, eds., MIT Press, 1996.

[Назад] [Содержание] [Вперед]