Внедрение системы управления в AMT Group

2004 г.

Внедрение системы управления в AMT Group

Появившаяся в 1994 году телекоммуникационная компания AMT Group одной из первых на российском рынке предложила своим клиентам оборудование и услуги на базе технологий Cisco Systems. Сегодня в пакете ее предложений - широчайший спектр услуг и технологий в области современных систем передачи информации и распределенных телекоммуникационных решений любой степени сложности. Основные направления деятельности AMT Group - проектирование и создание информационной инфраструктуры для телекоммуникационных компаний и корпоративных клиентов, оказание сервисных услуг и обучение персонала. Список поставщиков компании насчитывает более 20 предприятий, а общая номенклатура товаров, с которыми работает AMT Group, превышает 100 тысяч наименований.

Ситуация

Реализация проекта по внедрению системы управления в AMT Group представляла собой довольно сложную задачу. "В самом начале активной деятельности на рынке стало ясно, что без системы управления предприятием нам не обойтись. Однако на первых порах этим целям служили обычные электронные таблицы Excel", - вспоминает технический директор AMT Group Олег Табаровский. К этому простейшему инструменту в то время прибегали многие компании, ведь для закупки серьезной системы у большинства или не хватало средств, или недотягивали масштабы бизнеса. Да и само понятие информационной системы управления было еще в диковинку.

До определенного момента использование Excel вполне отвечало нуждам AMT Group. Но ее активный рост определил новый уровень потребностей, и тогда силами специалистов компании была разработана собственная система на базе СУБД Oracle с Web-интерфейсом. Чуть позже руководство пришло к выводу, что и система финансового учета, которая велась полукустарным способом, также должна быть заменена. Решением проблемы на данном этапе стало приобретение и внедрение системы Scala. Пойдя таким путем, AMT Group испытала всю "прелесть" частичной автоматизации. Все усилия программистов организовать полное взаимодействие двух систем, одна из которых была предназначена для оперативного, а другая - исключительно для бухгалтерского учета, не дали никакого результата. "Две системы жили независимо друг от друга, что создавало немало проблем, - говорит Олег Табаровский. - Например, невозможно было оценить себестоимость услуг". В итоге существующий в компании продукт решено было заменить единой интегрированной системой корпоративного управления.

При выборе решения руководство AMT Group учитывало специфические особенности, присущие своей деятельности, и в соответствии с этим формировало требования к системе и партнеру, которому предстояло осуществить внедрение. Например, для компании, работающей в области системной интеграции, очень важное значение имеет проектный учет, поскольку выполняемые ею проекты включают в себя и продажу оборудования и услуг, и обучение пользователей, и дальнейшее сервисное обслуживание, и еще многое, многое другое. Еще одна особенность заключается в том, что высокая конкуренция вынуждает AMT Group работать с минимальной маржой при реализации оборудования. В связи с этим на первый план выступают такие параметры, как управление себестоимостью товаров и оперативность получения информации. Наконец, задача обработки массива данных, включающего очень широкую номенклатуру товарных позиций, предъявляет повышенные требования к скорости, сохранности и целостности информации в управленческой системе.

Решение

Анализ рынка систем комплексной автоматизации длился около полугода. За этот срок компания впервые за все время своего существования составила наглядное и полное описание своей деятельности с учетом взаимосвязей между подразделениями и руководящей структурой. На основе полученной информации были определены задачи проекта по внедрению системы управления:

обеспечение непрерывного цикла продаж и закупок;
управление гарантийным и постгарантийным сервисом;
лучшение контроля за взаимодействием с клиентами и поставщиками;
автоматизация учета работ и услуг;
обеспечение работы в режиме дистанционного доступа;
ведение проектного учета в компании;
автоматизация производственного документооборота в рамках системы - ввод предложений, заявок и заказов;
подтверждение, прохождение и авторизация всех документов;
ведение финансового, бухгалтерского и налогового учета;
автоматизация деятельности основных подразделений -- финансовой службы, отдела продаж и закупок, маркетинга, сервисного центра;
регламентация функциональных ролей и обязанностей сотрудников, работающих с системой.

Вопрос о выборе системы автоматизации решался поэтапно. Прежде всего, анализ рынка показал, что внедрить современное решение с нуля гораздо выгоднее, нежели приобретать дополнительные модули Scala. Поэтому руководство отказалось от старой системы. Затем было определено 15 критериев, на основании которых и проводился выбор. На финальном этапе работы таблица данных о различных системах управления включала четыре решения ведущих западных поставщиков. Окончательный выбор был остановлен на системе Microsoft Business Solutions-Navision. "Для каждого продукта мы рассматривали одного-двух поставщиков, - рассказывает Олег Табаровский. - В результате анализа, встреч и презентаций у нас создалось ощущение, что в большей степени нам подходит Microsoft Navision, а в качестве партнера по внедрению мы пригласили компанию "Консультационная группа ATK".

К моменту начала работ в AMT Group опыт Консультационной группы ATK уже насчитывал более сотни успешных проектов. К тому же специалистам обеих компаний уже приходилось сотрудничать по ряду проектов раньше, так что этот выбор вряд ли можно назвать случайным. В соответствии с поставленными задачами проект разбили на два этапа. На первом была создана рабочая группа, сформулированы функциональные и логические требования к системе и определены непосредственные исполнители. Затем был сформирован календарный план-график проекта и на основании требований к стандартному функционалу системы и списка необходимых доработок составлено техническое задание. Позже построили и внедрили макет работающей системы управления на 30 рабочих мест. В рамках первого этапа в нем были задействованы модули контура логистики ("Закупка", "Склад", "Продажа"), финансовые модули, часть модуля сервисного обслуживания ("Учет на сервисных складах") и макеты отчетов по различным направлениям. Это послужило своего рода фундаментом для запуска остальных модулей в рамках второго этапа. Первый этап закончился обучением пользователей с помощью специально разработанных методических пособий.

Результат

"Фактически по тем задачам, которые ставились перед нашим партнером, проект выполнен в полном объеме, - говорит Олег Табаровский. - Сейчас мы уже приступили к эксплуатации системы в тестовом режиме".

Что представляет собой тестовый режим, пояснил Сергей Юдаев, руководитель проекта Консультационной группы ATK: "В настоящее время в AMT Group осуществляется двойной ввод данных - в Microsoft Business Solutions-Navision и в старую систему. Для их выверки созданы контрольные формы отчетов. По нашему мнению, несмотря на то что при установке проводилось оперативное тестирование системы, без этапа дублирования информационных потоков нельзя получить полную уверенность, что итоговая система учета будет соответствовать тому, что хотелось бы видеть".

На следующем этапе планируется внедрение модулей "Зарплата", "Проекты", а также контуров CRM и сервисного обслуживания, что особенно актуально для AMT Group как клиент-ориентированной компании, работающей на рынке высокотехнологичных услуг. Важной задачей второго этапа является перевод всей системы на технологию корпоративного Web-портала. Сейчас она основана на клиент-серверной модели, однако после того как будет организовано взаимодействие между территориально-распределенными офисами компании через Web-интерфейс, работа станет намного эффективнее, поскольку в этом случае снизится зависимость от текущего состояния каналов связи. Как сообщил Олег Табаровский, на этом автоматизация не заканчивается. Намечено не только функционально расширить систему, перейдя на использование Web-технологий, но и осуществить ряд доработок в области документооборота. Сейчас специалисты AMT Group и Консультационной группы АТК сходятся в том, что существующий в компании бумажный документооборот не требует перевода в электронную форму, посколькус логистическими и финансовыми производственными документопотоками, реализуемыми в управленческой системе, он практически не пересекается. В то же время специалисты из Консультационной группы АТК не исключают, что потребность в интеграции Microsoft Navision с системой управления документами возникнет позднее, по окончанию второго этапа проекта.