Организация и поддержка командной и мобильной работы над различными документами, задачами и проектами остается одним из важных направлений развития Microsoft Office system. Новое приложение для поддержки совместной работы — Office Groove 2007, вошедшее в ее состав, позволяет не только повысить эффективность деятельности группы и качество результатов совместной работы, но и сэкономить время.

Участники групп могут использовать приложение Groove 2007 для выполнения широкого круга проектов — от совместной работы над документами до построения собственных решений, интегрированных с бизнеспроцессами, — организуя специальные рабочие области, доступные на компьютерах участников проекта.

Office Groove 2007

Приложение Office Groove 2007 позволяет создать три типа рабочих областей:

• «Стандартную область» (Standard), которая по умолчанию включает инструменты Files tool (файлы) и Discussion tool («дискуссии»). Дополнительные инструменты к этой области можно подключить при необходимости;
• «Область разделяемых файлов» (File Sharing), используемую для синхронизации папок и их содержимого в среде операционной системы Microsoft Windows на компьютерах членов группы;
• «Область шаблонов» (Template), которая позволяет сделать выбор в списке параметров, заранее настроенных на определенные бизнес-задачи и проекты.

Такие шаблоны можно получить на узле Microsoft Office Online или создать непосредственно на своем компьютере.

После создания области можно организовать рабочую группу, пригласив участников с помощью электронной почты или Groove messaging («оповещение»). При добавлении участников им назначаются права доступа, такие как: Manager («управляющий»), Participant («участник»), Guest («гость»), определяющие их роли при работе с документами.

Поскольку настроить рабочую область Office Groove 2007 можно в любой момент, то добавление или удаление инструментов происходит по желанию участников рабочей группы. Инструменты служат для выполнения определенных действий в рамках рабочей области, причем чаще всего используют следующие.

Инструмент Groove Files Tool, подобно проводнику Windows, позволяет организовать файлы в систему вложенных папок, которые будут доступны всем участникам рабочей группы. После добавления файла в Files Tool любой из членов группы может открыть этот файл и работать с ним в соответствии с назначенной для него ролью. Для тех, кому разрешено редактирование, любые изменения файла (и только они) при сохранении файла будут разосланы всем членам группы. Если кто-то из членов группы в этот момент работал с этим же файлом, то на его компьютере появятся два файла для последующего разрешения конфликта версий.

Дополнительное преимущество Files Tool — возможность одновременного просмотра презентации Microsoft Office PowerPoint 2007. Любой участник группы может подключиться к просмотру, выделив файл презентации в Files Tool и выбрав команду Start Session.

Инструмент SharePoint Files Tool включает в себя все возможности Groove Files Tool, дополняя их преимуществами интеграции с библиотеками документов Microsoft SharePoint. Он интегрирован с Microsoft Windows SharePoint Services (v. 3) и Microsoft Office SharePoint Server 2007, что позволяет синхронизировать существующие библиотеки документов SharePoint с рабочими областями Groove.

Инструмент Groove Discussion Tool помогает членам группы обмениваться идеями, сохраняя все высказывания в хронологическом порядке в структуре, сгруппированной по обсуждаемым вопросам. Любой из состава группы может в любой момент присоединиться к дискуссии или просмотреть все высказывания.

Инструмент Groove Meetings Tool позволяет планировать, осуществлять и запоминать все собрания рабочей группы. Специальный мастер Meetings Wizard позволяет членам группы совместно сформировать повестку дня. В течение собрания ведется хронометраж выступлений участников, а все решения записываются и рассылаются как задачи членам рабочей группы. Вся информация собрания может быть скопирована для последующего контроля или отчета на следующем собрании.

Инструмент Groove Calendar Tool позволяет спроектировать расписание проекта, доступное всем участникам рабочей группы, и с его помощью отслеживать ход и узловые моменты выполнения каждого из этапов работ. Любой участник может добавить в календарь важное событие или изменить существующее при наличии соответствующих прав.

Оба инструмента — Meetings и Calendar tools — помогают сконцентрироваться на решаемых задачах проекта, для которого создано рабочее пространство Groove. При этом каждый из участников продолжает пользоваться собственными календарями, задачами и контактами, привлекая для этого персональную систему управления информацией, например Microsoft Office Outlook 2007. Любой сотрудник, на компьютере которого установлено приложение Office Groove 2007, может создать рабочую область, причем это не требует каких-либо привилегий при работе в сети.

При запуске Office Groove 2007 на экране появляется панель Groove Launchbar, служащая для управления всеми действиями: созданием новых рабочих областей, приглашением участников, рассылкой сообщений, отслеживанием состояния рабочей области и взаимодействием с членами группы.

Панель Groove Launchbar содержит две области: одну — для создания и управления рабочим пространством, вторую — для добавления и управления контактами, а также список Common Tasks для быстрого доступа к часто используемым функциям.

Расположение областей может быть горизонтальным или вертикальным, в зависимости от размеров панели. При создании новой рабочей области следует указать ее имя и тип (рис. 13). После этого можно приступать к приглашению участников проекта, для которого создана рабочая область, посредством инструмента Groove messaging или электронной почты. При направлении приглашения участнику назначается роль (Manager, Participant или Guest) для определения круга его возможных действий в проекте. Роли и соответствующие права в ходе выполнения проекта можно изменять.

Согласие участника вызывает пересылку ему на компьютер точной копии рабочей области, включая все инструменты, файлы и содержимое. При отсутствии доступа к сети пересылка осуществляется при следующем сеансе доступа от любого из членов группы, подключенного к сети в этот момент.

Преимущество Office Groove 2007 состоит в том, что это приложение, не требуя наличия сервера, позволяет разделять информацию со многими людьми: удаленными коллегами, партнерами, покупателями, поставщиками и др., причем даже теми из них, кто не находится с вами в одной сети. Единственное условие — на компьютере каждого из них должно быть установлено приложение Office Groove 2007, поскольку оно имеет встроенные средства шифрования для защиты пересылаемых данных.

В противном случае можно послать электронное сообщение с приглашением, в котором будет адрес загрузки пробной версии Office Groove 2007. После установки данной версии участник может принять приглашение для участия в совместном проекте.

Рис. 14. Общая рабочая область Groove

Office Groove 2007 предлагает участникам группы более десяти основных инструментов и несколько готовых шаблонов, необходимых для выполнения работы. Такое средство, как Groove InfoPath Forms («формы Groove InfoPath»), позволяет в рамках работы над проектами импортировать формы, созданные в программе Office InfoPath 2007, давая возможность собирать и отслеживать данные, организованные в виде полей, например отчеты о состоянии и анкеты. С помощью инструмента Groove Forms («формы Groove») можно также создавать собственные инструменты.

Кроме того, Office Groove 2007 поддерживает 28 языков, что позволяет создавать интернациональные рабочие группы, каждый член которых сможет видеть интерфейс Groove на родном языке.

Итак, кратко сформулируем основные возможности Office Groove 2007:

• совместная работа в единой среде;
• настройка рабочей области в соответствии с уникальными потребностями группы;
• совместная работа с коллегами, партнерами и клиентами с помощью одного продукта;
• возможность работы в любом месте в оперативном или автономном режиме;
• эффективная автоматическая синхронизация данных;
• возможность узнать, кто, когда и над чем работает;
• синхронизация библиотек документов SharePoint с Office Groove 2007;
• создание формы в Microsoft Office InfoPath 2007 и совместная работа с ней в Groove 2007;
• преимущества интеграции с Microsoft Office Communicator;
• работа в международной группе с интерфейсом на родном языке.

Microsoft Office system 2007 включает в себя не только приложения для практической работы, но и набор серверных продуктов, обеспечивающих взаимодействие пользователей.

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Новый Microsoft Office SharePoint Server 2007 вместил в себя набор простых серверных приложений, тесно интегрированный с Office Professional Plus 2007 и помогающий пользователям при выполнении следующих операций:

• управление и повторное использование данных;
• ускорение внутренних и внешних совместных бизнес-процессов;
• эффективный доступ к и нформации для принятия более рациональных решений.

Богатые возможности Office SharePoint Server 2007 облегчают процесс публикации документов на внутренних или внешних узлах, а шаблоны библиотек документов упрощают адаптацию содержимого для многоязыковых веб-узлов. Кроме того, этот сервер тесно интегрирован со службами Windows Rights Management Services, что позволяет защитить конфиденциальную информацию компании и легко обеспечить соблюдение законодательных норм и требований.

С помощью решений на базе электронных форм, включенных в Office SharePoint Server 2007, можно собирать бизнес-информацию у коллег, партнеров и заказчиков через веб-обозреватель, не прибегая к программированию, и интегрировать ее с другими системами, обеспечивая доступ к точным данным в реальном времени.

Управляемые хранилища документов Office SharePoint Server 2007 позволяют организовать централизованный доступ к деловым документам и содержимому в масштабах всего предприятия. Включенные в стандартную комплектацию связующие элементы и веб-части для распространенных типов специализированных систем позволяют легко обращаться к корпоративным данным, пользуясь исключительно веб-обозревателем.