Управление эффективностью бизнеса

Егор Шадурский
«IT Manager» #4/2003

Управление бизнесом — процесс сложный и трудоемкий. И потому не случайно задачи, некогда выполнявшиеся людьми, взяли на себя информационные системы. В большинстве компаний базовые задачи производственного планирования и управленческого учета решаются системами класса ERP (Enterprise Resource Planning). Однако они выдают только обработанную информацию, а в дальнейшем ее необходимо анализировать. И сегодня для эффективного управления этого недостаточно. Скорости бизнес­процессов возрастают и человек не может оперативно отреагировать на сиюминутные изменения во внутренней и внешней бизнес­среде. Потому все больше ощущается потребность в автоматизации самого процесса принятия управленческих решений.

Как следствие такой потребности в бизнесе возник новый класс систем — системы управленческого планирования и контроля (Management Planning and Control — MPC), или, как их еще называют, CPM (Corporate Performance Management), позволяющие структурировать и автоматизировать основные процессы управления. Иногда еще используется синонимический термин BPM (Business Performance Management). Такие понятия введены аналитиками корпорации Gartner Group для систематизации программного обеспечения, ориентированного на потребности высшего руководства компаний.

Системы этого класса позволяют значительно увеличить обоснованность и, следовательно, точность финансовых планов, прогнозов и бюджетов, одновременно обеспечивая отчетами по их исполнению и предоставляя менеджменту широкие возможности оперативной корректировки первоначальных бюджетов согласно изменяющимся обстоятельствам. Таким образом, регулярные изменения бюджетов и планов становятся штатными процедурами, для которых четко определены соответствующие оперативные действия сотрудников.

CPM­системы не заменяют собой программы учета или производственные системы планирования ресурсов (MRP, CSRP и ERP) — они лишь дополняют используемые компаниями программы, интегрируя их в единый комплекс.

Учетная система обеспечивает оптимизацию управления бухгалтерией, персоналом, материальными ценностями, производством. CPM­система выступает в качестве объединяющей и замыкающей все процессы управления надстройки, использующей накопленные в учетном приложении данные, а также предоставляет высшему руководству широкие возможности для управленческого планирования, опирающегося на стратегические цели предприятия, и последующего контроля хода исполнения поставленных задач и развития ситуации.

CPM­система может функционировать через Интернет: программное обеспечение устанавливается в центральном офисе, а доступ к системе с удаленных рабочих мест осуществляется с помощью интернет­браузера — практически так же, как если бы пользователь просматривал веб­сайты. Важное отличие состоит в том, что при работе с СРМ­системой обеспечиваются все необходимые меры информационной безопасности и исключен несанкционированный доступ посторонних лиц.Стоимость проекта внедрения систем CPM может составлять от $10 тыс. для малых и средних предприятий с небольшим количеством специалистов, вовле­ченных в процессы управленческого планирования и контроля.

По отчету Gartner Group, вложения в си­стемы класса CPM за два года эксплуатации приносят окупаемость в размере 431%. Причем речь не идет о том, что именно система творит какое­то чудо, становится панацеей для компании. Причина иная. Раньше люди все делали на бумаге, а теперь информация собирается и обрабатывается централизованно, — в результате бюджет становится более достоверным. Когда бюджету нельзя верить, невозможно управлять бизнесом. Если бюджет правильно сформирован и соблюдается, идет реальная экономия расходов на персонал, который прежде был вынужден много времени тратить на доработку бюджета. Поэтому, по самым скромным подсчетам, минимум 5% оборотного капитала в год экономится после внедрения CPM­систем. Еще одно преимущество — срок внедрения. В случае CPM он не превышает шести месяцев.

Игорь Широков, генеральный директор «Корус Консалтинг» так объясняет необходимость внедрения систем CPM: «Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем. В чем сегодня бюджетируют российские компании? Самый распространенный инструмент — это Excel. Можно вводить формулы, импортировать информацию и т. д. Но каждый, кто составляет бюджеты в Excel, знает, сколь сложно консолидировать данные, разграничивать доступ к ним для пользователей различных уровней.

Производительность Excel невелика. Но для многих небольших компаний — это эффективный инструмент. А если необходимо вести автоматический мониторинг данных, выполнять сложный анализ по типу drill­down, сравнивать не только план и факты, но и различные версии, тем более в сложной, холдинговой, географически распределенной структуре, то единственное эффективное решение — специализированное ПО, автоматизированные системы бюджетирования».

CPM­решения

Наиболее известные в настоящее время системы класса CPM — Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, Exact Globe 2000. Расскажем о них более подробно.

Comshare MPC

Наиболее современной из систем CPM является Comshare MPC — програм­мный продукт американской компании Comshare Inc. Имея внушительный опыт работы на IТ­рынке, Comshare Inc. входит в число самых крупных независимых производителей программного обеспечения.

В общих чертах, система Comshare MPC, как и любая другая система этого класса, имеет достаточно стандартный набор свойств, которые уже приводились выше. Тем не менее попробуем вкратце описать основные параметры системы.
Центральная многопользовательская база данных системы Comshare, основанная на открытых СУБД — Microsoft SQL Server или Oracle, IBM DB2 OLAP, Hyperion Essbase, MS Analysis Services, — позволяет решить проблему ограничений по объемам информации и обеспе­чивает мгновенный доступ к результатам расчетов плюс высокую степень информационной безопасности. По заявлению разработчиков, система имеет возможность масштабируемости, что необходимо по мере роста бизнеса. Объединение Comshare MPC с такими системами ERP, как SAP, BAAN, Microsoft Navision Axapta, 1C­Предприятие, не требует дополнительных затрат на разработку программных решений, поскольку осуществляется посредством готовых интеграционных блоков. Программный комплекс Comshare включает пакет интеграции с Интернетом.

Клиентское приложение, выполненное на основе MS Excel, облегчает обучение пользователей работе на новом программном обеспечении. Внедрение системы Comshare MPC по оценкам разработчиков занимает от двух до четырех месяцев.

В России внедрением данной системы занимается официальный представитель Comshare Inc. в СНГ и странах Балтии — компания «Корус Консалтинг». Comshare Inc. самостоятельно занимается продажами только на территории США и Великобритании, в остальных странах ее продукты представляют партнеры.

Для «Корус Консалтинг» процесс внедрения информационной системы не ограничивается работами по запуску и наладке того или иного программного обеспечения. В рамках каждого проекта готовится концепция развития всех сфер автоматизации бизнеса — от оптимизации логистических и производственных процессов до построения сигнально­аналитического комплекса для руководителей высшего звена.

Клиентами Comshare в основном являются торговые, производственные, финансовые организации (в том числе банковские, страховые и лизинговые). Среди российских пользователей системы Сomshare MPC — Соликамский магниевый завод, комбинат «Акрихин», «КМБ­Банк», «КомиАрктикОйл», «Чайковский текстиль», ПГ «Ричел», «ОПТИМА­Телеком», «Самарателеком», Сыктывкарский фанерный завод и другие.

CPM­решение от компании Hyperion

Приложение для планирования и контроля от крупной транснациональной американской компании Hyperion Solutions Corporation (HYSL) носит название Hyperion Pillar. Оно является частью пакета Hyperion Enterprise Performance Management, в которое помимо него входят такие приложения, как Hyperion Enterprise для финансового учета и отчетности, Hyperion Performance Scorecard для стратегического управления, моделирования бизнес­процессов, Hyperion Business Modeling для реализации методов функционально­стоимостного управления, Activity Based Management для экономического анализа, оценки качества работы и управления на основе фактических показателей.

Опуская более подробное описание всего пакета приложений, мы остановимся на CPM­приложении Hyperion Pillar.

Это легкий в освоении программный продукт, позволяющий реализовать классические функции бюджетирования, включающие бюджетное планирование, контроль и анализ исполнения бюджета. Заложенные в продукт возможности гибкой настройки позволяют использовать любую методологию бюджетирования и обеспечивают эффективность применения системы на предприятиях разных отраслей.

Hyperion Pillar — система, ориентированная на экономистов, поэтому для реализации бюджетных моделей вовсе не требуются специальные знания в компьютерной области. На практике это позволяет достигать существенной экономии средств. Кроме того, сокращаются сроки внедрения, поскольку все параметры и настройки определяются непосредственно будущими пользователями системы.

Формирование планов и бюджетов

Встроенный в систему инструментарий позволяет создавать разные сценарии развития, анализировать варианты (анализ «что, если…»), проводить бизнес­моделирование и динамические вычисления, а расширенные возможности создания трендов — прогнозировать финансовые и количественные показатели, основываясь на данных предыдущих периодов с учетом фактора сезонности.

Аналитические возможности

Организация данных по аналитическим направлениям предоставляет возможность классифицировать информацию таким образом, чтобы бюджет отражал специфику бизнеса. Например, в качестве аналитических направлений (справочников) могут быть заданы план счетов, номенклатура производимой продукции, финансовая структура компании, справочники клиентов, поставщиков, ресурсов, проектов и др. Кроме того, Hyperion Pillar позволяет создавать атрибуты, объединяющие элементы справочников по различным категориям в соответствии с их иерархией и необходимостью группировки. При этом сохраняется возможность получать отчеты по любому критерию, с детализацией информации в зависимости от конкретных управленческих задач.

Контроль исполнения бюджета

Система разрешает контролировать исполнение бюджета путем сравнения плановых и фактических показателей, а также анализировать причины возникающих отклонений.

Организация бюджетного процесса

Возможности Hyperion Pillar позволяют организовать процесс работы с бюджетом с учетом корпоративной иерархии — «сверху вниз», «снизу вверх» или по смешанной схеме. Встроенный механизм консолидации/дистрибуции данных обеспечивает необходимый обмен бюджетной информацией. При этом обеспечивается участие в бюджетном процессе пользователей и групп (подразделений), находящихся на разных иерархических уровнях. Для этого в системе существует три типа пользователей — администратор, консолидатор и планировщик. Для каждого сотрудника определяется участок работы, список лиц, от которых он получает исходную информацию, и тех, кому он передает результаты своей работы.

Отчетность

Система содержит встроенные средства формирования отчетности, включая отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств. Кроме того, пользователи могут создавать собственные отчеты с применением встроенного инструментария.

Интеграция с внешними системами

Источниками данных для Hyperion Pillar могут служить бухгалтерские и учетные системы, системы класса ERP, а также другие источники. Интеграция Hyperion Pillar с другими системами может осуществляться несколькими способами: путем импорта/экспорта информации через текстовые файлы, электронные таблицы, механизм Copy&Paste, встроенный ODBC­драйвер, а также с использованием средств специализированного пакета Hyperion Application Link. Кроме того, возможна «бесшовная» интеграция с ERP­системами — SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, Baan и другими (с применением специальных шлюзов, сертифицированных производителями соответствующих ERP­систем).

Некоторые компании используют Hyperion Pillar совместно с OLAP­сервером Hyperion Essbase. В этом случае данные из Hyperion Pillar служат основой для анализа, формирования различных форм отчетности, моделирования в Hyperion Essbase. В числе пользователей системы ряд дочерних предприятий «ЛукОЙл», АО НГК «Славнефть», ООО «Телеросс» («Голден Телеком»), РусАвтоПром, ООО «Объединенные Машиностроительные Заводы», ОАО «ГМК "Норильский никель" и другие отечественные и зарубежные компании.

Решение от Exact Software

Особенность CPM­решения от Exact Software в том, что оно состоит из двух приложений: собственно приложения планирования и контроля Exact Globe 2000 и сетевого приложения Exact e­Synergy, которые, работая в комплексе, создают единое пространство бизнес­процессов для всех сотрудников компании, независимо от их месторасположения.
Решение не имеет ограничений по применению в тех или иных отраслях или видах бизнеса, оно соответствует как малым, средним, крупным компаниям, так и корпорациям. CPM­пакет от Exact поддерживает интеграцию с ERP­модулем Exact.

К отличительным чертам приложения Exact Globe 2000 относится и то, что оно использует основанную на новейших технологиях концепцию хранения транзакций в единой централизованной таблице, — это, в свою очередь, снижает время обработки информации. Приложение предусматривает возможность экспорта данных в Excel.

Данное решение от Exact так же, как и преды­дущие приложения от других производителей, использует единую базу данных для хранения информации обо всех процессах — от бюджетных или финансовых транзакций до заявлений об отпуске или служебных записок. Возможность комплексного анализа этой информации в режиме реального времени позволяет построить прозрачные бизнес­процессы, оперативно управлять проектами, сотрудниками, поддерживать базу знаний.

Составляя комплексное решение с Exact Globe 2000, сетевое приложение Exact e­Synergy дает возможность получать информацию по запросу из общей базы данных в режиме реального времени — от исходного документа до реквизитов накладной или финансовой проводки. Важно, что, будучи основанным на веб­портале, оно не требует клиентской части, снимая проблемы по установке дополнительного ПО для работы, к примеру, при смене рабочего места. При любом обновлении данных в системе, независимо от того, с какого рабочего места оно произведено (из Exact Globe 2000 или с веб­портала Exact e­Synergy), происходит автоматическое изменение данных во всех модулях.

Решение от Exact не требует дополнительного обновляющего ПО персонала — апгрейд системы достаточно произвести только на основном сервере, вслед за которым каждый из компьютеров локальной сети компании самостоятельно получит и установит обновленное ПО прямо с сайта Exact.

Что касается самого разработчика, компании Exact (торговая марка — Exact Software), она создана в Нидерландах в 1984 году. Exact имеет глобальную сеть подразделений и партнеров. В таких странах, как Нидерланды, Бельгия и Германия Exact имеет сильные позиции в секторе продаж, маркетинга, распространения и разработки програм­мных продуктов для бизнеса в области бухучета, логистики и производства.

С 1995 года региональным партнером Exact в России является компания «РОБИС Консалтинг». За восемь лет работы представительства Exact в России и странах ближнего зарубежья специалисты компании провели более 50 внедрений своих информационных систем на предприятиях различных сфер деятельности. В числе клиентов Exact на территории России и стран СНГ — Siemens AG, Novell Russia, Geocell, ЗАО «Ван Мелле», GG&MW Co. N.V. (Боржоми) и ряд других.

Финансово­аналитическая система Oracle Financial Analyzer

По определению самой компании­разработчика CPM­приложения Oracle Financial Analyzer (OFA) — это инструмент для формирования финансовой отчетности, проведения детального финансового анализа, ведения бюджета, финансового планирования и прогнозирования.

Oracle Financial Analyzer, как и ряд конкурентных приложений CPM, не имеет ограничений по области применения, конфигурация системы настраивается согласно решаемым проблемам управленческих структур и может эффективно работать по любому существующему профилю. OFA имеет возможность интеграции с модулем ведения бухгалтерской отчетности General Ledger, также производства Oracle.

Помимо практически стандартной для CPM­приложений системы хранения информации обо всех бизнес­процессах в единой базе данных, Oracle Financial Analyzer имеет возможность разграничения доступа к информации по правам доступа, определяемым администратором системы. Пользователи, таким образом, могут работать лишь с информацией, лежащей в сфере их профессиональных интересов.

Составление бюджета, прогнозов, обзоров гармонизируется с другими приложениями Oracle. Сроки возможного планирования не установлены — это может быть как квартал или финансовый год, так и более короткие периоды — месяц, неделя.

Используя многомерный анализ данных, можно отслеживать и одновременно анализировать поступающие финансовые сведения, составляя параллельно собственные отчеты и давая графическую интерпретацию, привлекая лишь встроенные в OFA средства аналитической обработки информации.

Что касается средств визуального графического представления, то OFA использует интуитивно понятный графический интерфейс. Специальные мастера, такие, как Selector, делают возможным качественный анализ по характерным параметрам и анализ по методу «от противного». Отчеты же имеют знакомый внешний вид и функционально похожи на электронные таблицы.

Adaytum e.Planning

Система Adaytum e.Planning от компании Adaytum входит в спектр решений для управления финансами и оценки эффективности деятельности предприятия. Данная система не является унифицированным решением для любых компаний: архитектура e.Planning оптимизирована для решения разнообразных задач планирования. Выбор подходящей технологии всегда был проблемой при внедрении систем планирования. Возможно, ваша компания использует технологии OLAP, предоставляющие мощный аналитический инструментарий, но в ущерб скорости сбора и обработки данных. e.Planning решает эту дилемму, предлагая интеграцию разных платформ. Сбор информации осуществляется с использованием реляционных баз данных, в то время как аналитический инструментарий и функции построения отчетности созданы на базе OLAP­технологий. Множественность сценариев «что будет, если?» поддерживается резидентным вычислительным механизмом. При использовании e.Planning данные хранятся в едином источнике, система обеспечивает полный набор возможностей для выполнения всего спектра задач планирования. е.Planning легко интегрируется с ERP, CRM и другими приложениями за счет архитектуры Windows DNA (Microsoft Windows Distributed interNet Application Architecture).

Компания Adaytum создала оптимальную архитектуру приложения и интерфейс, настроенный в соответствии с ролевыми функциями участников процесса планирования — финансовых аналитиков, менеджеров подразделений и топ­менеджеров. Модуль Analyst позволяет сотрудникам финансовых подразделений определять процессы, модели и требования к содержанию шаблонов, а затем распределять шаблоны непосредственным участникам процесса планирования. Модуль Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения пользователей. Веб­шаблоны модуля Contributor предоставляют пользователям возможность введения бюджетных данных. Пользователи модуля Reporter получают доступ к финансовой и оперативной информации, используя стандартные и настраиваемые отчеты, и могут опубликовать эти отчеты для других участников через Интернет.

Adaytum также решает проблему согласования стратегического плана, разрабатываемого на высшем уровне компании, с бюджетом, формируемым «снизу вверх». Система предоставляет гибкие средства стратегического планирования «сверху вниз» и разработки сценариев «что будет, если?..». Итеративный процесс формирования бюджета поддерживается функциями распределения, сбора и агрегации данных, поступающих «снизу вверх». После того как процесс согласования индивидуальных бюджетов завершен, данные консолидируются в режиме реального времени, и утвержденные показатели фиксируются в системе, обеспечивая целостность управления изменениями.

Продукты Adaytum используют компании BMW, Mercedes­Benz, Dr.Perrer/Seven Up и др.

Перспективы рынка CPM

Рынок CPM­систем совершенствуется, соответствуя все усложняющимся требованиям клиентов. Одно из таких требований — внедрение интегрированной CPM­системы. Так, только некоторые директора подтверждают, что их менеджеры знают, какие стратегические задачи стоят перед организацией, а значит, как должен быть выстроен бюджет. Соответственно, стратегическое и бюджетное управление должны быть увязаны. Эта тенденция наиболее характерная, нашедшая отражение даже в смене названия класса систем, ставших системами повышения эффективности бизнеса (CPM или BPM).

Кроме того, можно говорить о расширении функциональности таких систем. Часто пользователи информационных систем сталкиваются с ситуацией, когда у них слишком много данных, но нет информации, им нужно большое количество аналитических отчетов, есть необходимость, но нет возможности моделирования ситуаций. Таким образом, наличие в системе возможностей для скользящего бюджетирования и прогнозирования, присутствие продвинутых аналитических функций становится все более востребованным.

Все более актуальным становится вопрос повышения эффективности инвестиций в технологии. Именно поэтому на первый план выходит использование приложений, работающих на промышленных БД, построенных на известных, широко применяемых технологиях, что позволяет с легкостью интегрировать их с любыми ERP или учетными системами.