Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов. Владение подобной системой является довольно существенной статьей затрат компании, и польза от этих затрат должна быть тщательно рассчитана и проанализирована.
Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:

Показатель возврата инвестиций (ROI)

Совокупная стоимость владения (TCO)

Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis)

Эти коэффициенты не являются независимыми - показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой. При этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров не может дать представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения, но и польза от подобной системы, обеспечивающей единое информационное пространство, будет неоспоримо выше.
В зависимости от внутренних корпоративных требований компания может выбирать свои показатели эффективности. В настоящей статье мы попробуем отразить факторы, которые необходимо принимать в расчет при расчете требуемых коэффициентов эффективности.

Основные движущие силы для начала внедрения ERP системы

Как показывает мировая практика, большие компании меняют компьютерную систему управления, или переходит на принципиально новую версию системы каждые 5 лет. Это связано с различными факторами. Пересмотр своих бизнес процессов

Изменение стратегических целей компании

Усиление конкуренции на рынке

Повышение компетенции сотрудников и увеличение понимания потребностей внутри компании

Необходимость внедрения современных, ориентированных на использование компьютеров, технологий управления, таких как Manufacturing Resources Planning (MRP II), Just-In-Time (JIT), Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), Activity Based Costing (ABC) и т.п.

Устаревание существующей системы

Переход на использование новой аппаратной платформы

Переход на использование современного системного программного обеспечения

Существующая система не может поддержать требования к производительности: по объему хранящейся информации, скорости обработки транзакций и т.п.

Переход на использование новых информационных технологий

2-х или 3-х уровневая архитектура клиент-сервер

поддержка работы удаленных клиентских мест через Интернет

внедрение систем самообслуживания для партнеров и клиентов: системы B2B, B2C

необходимость интеграции с разнообразными офисными приложениями

При этом для анализа очень важно, чтобы компания не только проанализировала те функциональные и технологические преимущества, которые предоставляет ERP система для компании, а также сопоставила эти преимущества с требованиями стратегического развития компании. Задача калькуляции возможных потерь (opportunity cost) от не реализации проекта внедрения сводится к расчету убытков от не достижения стратегических и/или тактических бизнес планов компании.

Преимущества, которые дает компании ERP система

Возврат от инвестиций в ERP систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес процессов, которых она поддерживает. Сама по себе система управления ресурсами предприятия, не зависимо от того, насколько хороша она, привносит слабое влияние на увеличение производительности компании. Если вы продолжите следовать прежним бизнес процессам после внедрения новой системы, вы можете ожидать только такую же, или наиболее вероятно худшую производительность. ERP система может обеспечить и поддержать много новых видов процессов, но это задача самой компании решать какими должны быть эти бизнес процессы и принимать решение по их последующему использованию или отклонению. Эффективность использования системы, которую необходимо рассчитать для получения показателя эффективности затрат, зависит, в первую очередь, от реализации успешной стратегии бизнеса. Невозможно говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально улучшать рыночную позицию компании, без рассмотрения достижения того или иного уровня ключевых показателей производительности компании. Система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации. Если компании при внедрении ERP-системы игнорируют корпоративную стратегию и рассматривают ее использование как технологию реализации исключительно тактических задач, то, несмотря на бесспорные полученные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе компании может и не наступить. Сравнительные выгоды в таких проектах зачастую настолько малы, что многие начинают считать современные системы излишне дорогим удовольствием. Тем самым, полезность системы существенно уменьшается, что является критичным даже при относительно небольшой совокупной стоимости владения. Определение стратегии своего бизнеса и отражение этой стратегии на целях и задачах, которые призвана решать выбираемая ERP система, является самым главным в принятии решения о внедрении. И попытка оценки ожидаемого возврата от инвестиций будет более успешной если вы сможете дать базирующиеся на фактах (на сколько это возможно, конечно) ответы на следующие вопросы:

Какие показатели изменения производительности бизнеса (стратегические и тактические) будут использоваться?

Определены ли ответственность и учет ожидаемых изменений в производительности бизнес процессов?

Поможет ли система нам достичь или превзойти уровень эффективности работы наших конкурентов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам улучшить взаимоотношения с нашими клиентами? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам сократить производственные и операционные затраты? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам уменьшить инвестиции в складские запасы? Как, насколько и когда?

Поможет ли система нам сократить время на разработку и вывод новой продукции на рынок? Как, насколько и когда?

По данным независимых информационных агентств, при правильном, тщательно спланированном внедрении, компании могут добиться действительно значимых результатов, как то:

Снижение операционных и управленческих затрат  15%

Экономия оборотных средств  2%

Уменьшение цикла реализации  25%

Снижение коммерческих затрат  35%

Снижение страхового уровня складских запасов  20%

Уменьшение дебиторской задолженности  12%

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах  25%

Увеличение оборачиваемости материальных запасов  30%

Улучшение утилизации основных фондов  30%

Затраты на владение ERP системой - TCO

Для расчета эффективности использования будущей системы управления ресурсами предприятия необходимо с большой скрупулезностью оценить предстоящие затраты в течение всего срока жизни системы.
Жизненный цикл системы можно условно разделить на 6 этапов:
   1. Выбор
   2. Приобретение
   3. Внедрение
   4. Эксплуатация
   5. Улучшение
   6. Замена на новую систему
Попробуем систематизировать возникающие затраты на каждом из этапов жизни системы в следующих разрезах:
   1. Оборудование
   2. Системное ПО
   3. Прикладное ПО
   4. Внешний консалтинг - услуги внешних консультантов
   5. Внутренняя работа - зарплата сотрудников, занятых внедрением и поддержкой ERP системы
   6. Общепроизводственные затраты, ассоциированные с ERP системой

Изначально приступая к выбору системы, компании необходимо создать внутреннюю группу сотрудников, которые будут работать с системой на протяжении всего срока ее жизни. Может быть, руководство компании примет решение, что сотрудники компании будут задействованы только при выборе системы и ее эксплуатации, а работы по внедрению, поддержке и возможным дальнейшим изменениям системы будут полностью возложены на плечи консультационной компании. Возможен и другой крайний вариант, когда создается своя группа внедрения, которая будет делать все, и внешние консультанты будут привлекаться лишь для решения особо сложных технических задач. Соответственно, структура и объем затрат, связанных с ERP системой, может значительно варьироваться от варианта к варианту - и зависит от выбранной руководством компании стратегии развития своей ИТ инфраструктуры. Поэтому в настоящей статье при описании затрат на внутренний консалтинг мы будем выделять только те, которые в любом случае должны быть сделаны только сотрудниками компании, а остальные затраты поместим в категорию внешний консалтинг.
Что касается общепроизводственных затрат по проекту, то при их калькуляции необходимо учесть следующие их статьи:

затраты, связанные с взаимодействием с потенциальными и выбранными поставщиками решения

покупка информационно-аналитических материалов

аренда помещения, в котором работает внутренняя группа внедрения

амортизация оборудования, используемого группой внутреннего внедрения

Выбор системы

Покупки оборудования, а также всякого рода программного обеспечения на данном этапе не происходит.
Внешний консалтинг - работа над сбором, документированием и анализом требований к будущей информационной системе; построение модели существующих бизнес процессов; разработка сценариев демонстрации ERP систем
Внутренняя работа - просмотр и оценка предлагаемых решений от различных поставщиков.

Приобретение системы

Оборудование

компьютерное обеспечение для серверов баз данных, приложений (для 3-х уровневой клиент-сервер архитетуры), web-серверов (при реализации приложений для самообслуживания в интернет)

коммуникационное оборудование для поддержки требуемой ИТ инфраструктуры и требований к безопасности передачи данных

покупка новых или усовершенствование старых рабочих станций пользователей

прочее вспомогательное компьютерное обеспечение, включая средства резервирования данных, принтеры, факс-модемы и т.п.

Системное ПО

Операционная система для серверов

Операционная система для рабочих станций

Система управления базами данных

Прикладное ПО

Лицензия на ERP систему

Лицензия на дополнительное ПО, если таковое требуется, но требуемой функциональности нет в закупаемой ERP системе:
    - Система консолидации финансовой отчетности
    - Система подготовки и контроля исполнения долго- и краткосрочных бюджетов
    - Система управления документооборотом
    - Система разработки и распространения произвольных отчетов, включая OLAP средства, и т.п. Цена системы может колебаться от 1500 до 5000 долларов за рабочее место. При этом у наиболее дорогих систем, например, у SAP R/3, присутствует явное превышение необходимого уровня функциональности, то есть приходится платить за функциональность, которая, скорее всего, и является полезной, но не будет востребована многими компаниями, относящимися к среднему рынку. Системы, средняя стоимость которых составляет 2000 долларов за рабочее место, например, Microsoft Navision Axapta, зачастую обладают оптимальным набором функциональности и полезная функциональность возрастает от версии к версии, притом, что цена на продукт практически остается неизменной.

Внешний консалтинг

Возможны затраты на привлечение 3-х фирм на анализ совместимости предложения производителей, если решение поставляется разными поставщиками.

Внутренняя работа -

Работа юридической службы компании

Работа отдела поставок

Внедрение системы

Оборудование Возможна дозакупка дополнительной техники - часто это связано с недооценкой требований ERP системы к серверам СУБД и приложений для достижения требуемого уровня производительности.
Внешний консалтинг - весь комплекс работ по запуску системы в эксплуатацию, включая моделирование будущих процессов, дизайн системы, обучение пользователей, тестирование системы, подготовку и загрузку данных, поддержку пользователей в процессе перехода на работу в новой системе.
Внутренняя работа - разработка и утверждение модели будущих процессов, время сотрудников на обучение работе в новой системе, участие в тестировании системы.

Приблизительно цену внедрения системы можно оценить в соотношении 1: 1.5 по сравнению со стоимостью программного обеспечения для систем среднего рынка и в соотношении 1:3 для систем крупного рынка. При этом, цена на сам продукт у такой системы, как SAP R/3 гораздо выше, чем, например, у системы Axapta, удельная стоимость внедрения одного рабочего места у SAP в 5 раз выше.
При выборе системы необходимо оценивать, насколько трудоемко вносить в нее изменения, которые, несомненно, будут необходимы в условиях быстроизменяющихся рыночных потребностей. В системе со сложными формализованными внутренними процессами такого рода изменения производить довольно трудоемко. Так же необходимо обратить внимание на наличие удобного встроенного языка программирования, который облегчит процесс адаптации. Microsoft Business Solutions, поставляет системы уже полностью соответствующие законодательству. Но чем сложнее система, тем труднее централизованно обеспечить данное соответствие. Таким образом, в сложных системах, как правило, задачи соответствия решаются внутренним персоналом или компанией, проводящей внедрение. В обоих случаях стоимость владения для клиента при использовании подобной системы возрастает.

Эксплуатация системы

В процессе эксплуатации системы появляется необходимость расширять организационные рамки применения системы, что требует дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение.

Внешний консалтинг - потребуется для решения различного рода задач:

Обучение новых сотрудников

Выверка данных

Разработка новых форм отчетов

Внедрение изменений, связанных с изменением местного законодательства

Внедрение новых функций системы, связанных с появлением новых направлений, отделов и т.п.

Внутренняя работа

Поддержка работоспособности инфраструктуры, окружающей систему, включая оборудование, операционные системы, сервера СУБД

Поддержка средств интеграции ERP системы с другими приложениями

Регулярное резервирование данных

Улучшения системы

Со временем требуется расширять систему не только территориально, то есть увеличивать количество работающего в ней персонала, но и расширять функциональные области применения системы, что требует дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. Поэтому, очень важно при планировании затрат по проекту предусмотреть все возможные перспективы развития системы.

Внешний консалтинг

реинжениринг бизнес процессов

частичное или полное перевнедрение системы

Внутренняя работа - такая же как и в процессе внедрения системы, в большем или меньшем масштабе

Замена системы на новую

Оборудование и системное программное обеспечение - насколько аппаратная платформа, используемые операционные системы и СУБД на которой работает система, являются индустриальными стандартами в своей области и распространенными среди производителей ERP систем. Если да, то закупка следующей системы с большой долей вероятности обойдется компании дешевле. Внешний консалтинг - насколько сложно и трудоемко организовать перенос и трансформацию данных в новую систему

Вычисление плановой совокупной стоимости системы не будет полным, если не рассматривать риски компании, которые связаны с проектом внедрения системы, поскольку работы по их минимизации, или в идеале устранению, представляют для компании дополнительные затраты ресурсов. Основные из них:

1) неадекватность функциональности ПО текущим или требующимся бизнес процессам:
(а) "переплата" - оплачивается функциональность, которая не будет использоваться в ближайшем будущем (~ 2 года), или
(б) "слабая система" - ПО не обладает ожидаемой функциональностью, необходимой для автоматизации требуемых процессов;

2) превышения сметы на внедрение системы (консультационные услуги):
недооценка масштабов проекта,
переоценка собственных человеческих ресурсов: невозможность нанять требуемых специалистов, невозможность выделения времени на участие в проекте, и наконец недостаточная профессиональная подготовка,
неудовлетворительное управление проектом внедрения

3) итеративный процесс внедрения:
в случае продолжительного процесса внедрения, приоритеты и методы ведения бизнеса могут поменяться (в нестабильной обстановке), следовательно внедренная система на момент ее сдачи в эксплуатацию не будет удовлетворять текущим требованиям бизнеса,
система, требующая очень детальной проработки бизнес-процессов для последующего их переложения на ее (системы) функциональность, не позволит предприятию "на лету" перестраивать внутренние процессы для адекватной реакции на внешние условия рынка;

4) снижение эффективности работы предприятия:
сопротивление персонала изменениям,
внутренние информационные потоки в системе, будучи даже лучшими достижениями мирового опыта в своей области, не полностью применимы или вообще неприменимы в местных условиях,
длительный процесс внедрения, требует постоянного, и также длительного, вовлечения в него внутренних экспертов предприятия,
сложная система требует очень долгого обучения и много времени для адаптации неопытных конечных пользователей.

Заключение

В заключение, хотелось бы немного остановиться на наиболее популярных , в последнее время, ERP-претендентах: Microsoft Navision Axapta и SAP R/3. Мы не будем останавливаться на очевидном сравнении ценовых параметров, таких как стоимость лицензии на ПО, технической поддержки, СУБД, серверного оборудования, а сделаем несколько комментариев по поводу внедрения этих систем.

Наличие богатой функциональности является большим плюсом для ERP системы, но может так случиться, что даже самая лучшая из них может использоваться как простой калькулятор и средство подготовки налоговой отчетности. Причин здесь может быть несколько - от неправильного выбора консультационной компании, осуществляющей внедрение, до неправильного формулирования целей и задач проекта. А аргумент - купим сейчас - пускай будет, может быть пригодится или дальше будет видно - часто влечет значительные затраты ресурсов, которые очень часто недооцениваются.

Внедрение предполагает серьезные изменения в бизнес-процессах компании, обусловленные методологией внедрения и имеющейся функциональностью внедряемой ERP-системы. Для систем класса SAP R/3 общепринятая практика внедрения - притягивание процессов компании к имеющейся богатой функциональности системы, что влечет за собой серьезное увеличение затрат компании на управление проектом внедрения, а также изменениями собственных процессов в соответствие жестко реализованным алгоритмам.
Методологии внедрения практически всех систем среднего класса, и систем MS Navision Attain и Axapta, как лучших представителей этого класса в частности, присуща изначальная ориентация на адаптируемость к требуемым процессам предприятия, то есть фокус внедрения смещен на процессы заказчика, а не на функциональность системы. А при наличии в ERP системе интегрированной, высокоуровневой и полнофункциональной среды разработки возможно создание системы, которая будет настоящим произведением искусства, вышедшим из рук команды внедрения.

Другим важным аспектом, увеличивающим затраты на систему, является количество специалистов по различным областям функциональности системы, которые будут работать на проекте внедрения и затем будут поддерживать систему. Чем грандиозней функциональность у системы и чем более она является всеобъемлющей и универсальной, тем менее узкоспециализированными являются специалисты, знающие ее, и тем дороже они стоят на рынке труда. Соответственно, количество функциональных специалистов, задействованных на проекте для решения одной и той же задачи, будет больше для SAP R/3 и Oracle e-Business Suite, чем для MS Navision Axapta. На основании анализа многих планов осуществившихся проектов, такой коэффициент увеличения стоимости составляет около 250%.

Также не надо забывать о необходимости совместного использования и интеграции ERP системы с другими back-office и front-office приложениями, которые используются в компании, такими как текстовые редакторы, электронные таблицы, почтовые службы, системы документооборота и т.п. Использование единых технологий Microsoft, которые являются стандартом де-факто во многих областях компьютерной индустрии, заметно выделяет системы Microsoft Navision Attain и Axapta от их конкурентов.

Необходимо помнить, что выбор системы комплексного управления предприятием не простое мероприятие. И часто это не вопрос денег - надо или не надо инвестировать большое количество ресурсов во внедрение ERP системы - это вопрос поддержания конкурентоспособности и лидерства компании на рынке. Возврат от инвестиций в систему идет от способности компании быть лучшей с новыми бизнес процессами. А затраты на владение надо планировать и учитывать.