Современные инструменты проектного менеджмента

Никита Расторгуев
«Экспресс-Электроника»

Сегодня на российском рынке автоматизированных систем управления проектами наиболее активны несколько игроков: лидер мирового рынка ПО данного класса — Primavera Systems, компания Microsoft со своим пакетом Project 2002 и отечественный разработчик Spider Project Management Technologies, продукт которого отражает локальную специфику. О преимуществах и недостатках их решений мы и поговорим.

Перед тем как начать анализ возможностей продуктов, рассмотрим среду, в которой они призваны функционировать, а также ее потребности. Приведенная ниже классификация пользователей взята из исследования Welcom Software Technologies. Итак, выделяют три основные категории — все они участвуют в процессе управления деятельностью проектно-ориентированной компании и, соответственно, оказывают влияние на ход управления проектом. Именно на этих пользователей в основном рассчитаны автоматизированные системы управления предприятием и проектом (АСУПП). В первую очередь это высшее руководство компании, — даже не участвуя в проекте, оно может существенно повлиять на его выполнение. Как правило, к данной группе относятся специалисты, отвечающие за планирование деятельности организации, постановку целей и задач, а также за оценку их выполнения. Пользователи управленческой категории предпочитают легкие в управлении программные модули, имеющие возможность выдавать демонстрационные отчеты в любой момент времени выполнения проекта. Кроме того, они требуют наличия не только мощных возможностей обобщения оперативных сведений, но и средств для интеграции с данными из других программных приложений.

Вторая категория — менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных руководством. Они распределяют работы по конкретным исполнителям, обеспечивают планирование использования ресурсов и осуществляют контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для руководства. От АСУПП данный класс пользователей требует расширенных возможностей анализа рисков. И для менеджеров возможность интеграции АСУПП с другими приложениями важна не меньше, чем для руководства.

Третья категория пользователей АСУПП — специалисты на местах, ответственные за выполнение работ, определенных проектным графиком. Им поручается предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и прочих параметрах. Для пользователей данного уровня очень важна простота использования, легкость изучения, «прозрачность» процедур ввода данных, а также наглядность функционирования ПО.

Разумеется, предложенная классификация весьма условна. Так, при реализации несложных проектов или в небольших организациях, уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников — руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной компании, планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов, которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения.

Обзор и классификация АСУПП

Несмотря на разнообразие систем, представленных на рынке АСУПП, все они имеют следующие составляющие:

• средства для календарно-сетевого планирования;
• средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем, финансами);
• средства для упрощенного доступа к проектным данным;
• средства для организации коммуникаций;
• средства для интеграции с другими приложениями.

Средства календарно-сетевого планирования могут быть представлены в виде модулей для составления расписаний и комплексных систем. Первые ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Гантта, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и так далее. К сожалению, локализированных продуктов данного класса на отечественном рынке пока не представлено.

Комплексные системы стоят значительно дороже. И если предыдущий класс ПО ориентирован на менеджеров практически любой компании, то комплексные системы рассчитаны именно на служащих проектно-ориентированных компаний. Они включают не только профессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля над выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Программное обеспечение такого класса выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies.

В фокусе нашего внимания — системы из ценовой категории $300-800. Среди них программы как начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, так и системы с расширенной функциональностью. Большинство из них содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через веб-браузер с возможностью обновления данных, мастера для создания веб-отчетов и прочие функции. В качестве примера таких систем можно назвать MS Project 2002 (Microsoft), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Spider Project Management Technologies (Spider) — все они позволяют эффективно планировать проекты практически любой сложности. С помощью АСУПП данной ценовой категории можно определять этапы и список работ проекта, создавать расписания, задавать календарные сроки выполнения задач и трудозатраты, назначать приоритеты, устанавливать взаимосвязи, рассчитывать критические пути и так далее. Кроме этого, есть возможность поддерживать множественное разбиение работ на структурные части, соответствующие различным представлениям проекта и учитывающие его специфику. Каждый из пакетов имеет свои особенности в обеспечении операций планирования. Так, инструменты Primavera позволяют организовывать более чем одну связь между двумя работами, в то время как MS Project и Spider — лишь одну. Также продукты Primavera требуют от менеджера создать структурную схему прежде, чем начать календарное планирование, тогда как MS Project и Spider позволяют получить сетевой график как побочный результат календарного планирования. Spider при определении работы наряду со стандартными параметрами, принятыми в западном мире (длительность, трудозатраты, расход ресурсов), предоставляет возможность задать ее объем в условных единицах (для организаций, которые ведут документацию по старым правилам, принятым в советское время).

Во всех системах организованы развитые возможности оптимизации хода выполнения работ по времени, бюджету и использованию ресурсов, в том числе трудовых. И хотя подобная оптимизация предусматривает активную самостоятельную коррекцию задач и назначений ресурсов, инструментальные средства планирования наглядно показывают, что подлежит оптимизации, а что нет. В итоге менеджеру остается только проверить идеологическую возможность оптимизации, и если это реально, внести соответствующие изменения. По такому сценарию действуют пакеты от Primavera и Microsoft. Отечественные же разработчики считают, что более эффективна скрупулезная настройка мастера оптимизации с последующим включением его функционирования одним нажатием кнопки.

Хотя планирование рисков — процесс, по сути, малооптимизируемый, неплохие средства по структурированию рисков имеются во всех проектных программных модулях. Например, неплохие мастера, встроенные в пакеты уже на самом раннем этапе проектирования, могут подсказать менеджеру, какие риски способны оказать негативное влияние на проект. Так, рассматриваемые системы обеспечивают идентификацию потенциальных рисков в бюджетной сфере, рисков относительно доставки ресурсов и прочих. Кроме того, ПО от Primavera и Microsoft позволяет моделировать последствия срабатывания рисков (влияние на календарный план, бюджет, затраты по проекту) с помощью мощных аналитических средств. Для этого применяются имитационные сценарии «если.., то…», а также учитываются вероятности риска и финансовые последствия его срабатывания для каждой отдельной работы в проекте. В отличие от них дополнительные возможности Spider в области планирования рисков сводятся к статистическому анализу вероятностей окончания проекта в пределах установленных календарных, бюджетных и ресурсных ограничений.

Что касается планирования обеспечения проекта ресурсами, в данной сфере описываемое ПО весьма похоже. Все АСУПП способны вести планирование назначений индивидуальных исполнителей на работы, учет неполной загрузки, планирование расходов материальных ресурсов на отдельных этапах.

Во всех трех системах неплохо развито планирование затрат: предоставляется возможность поддержания учета стоимости отдельных работ, времени работы исполнителей, использования единицы материального ресурса или часа эксплуатации оборудования, а также статьи фиксированных затрат. К тому же инструменты от Primavera и Microsoft, в отличие от Spider, позволяют учитывать отдельно стоимость урочной и сверхурочной работы исполнителей. Одновременно Spider допускает использование фиксированных затрат, не связанных с длительностью и объемом работы.

Что касается мониторинга и анализа выполнения проекта, здесь возможности описываемого ПО также находится на высоком уровне. Системы хороши для контроля и управления календарными сроками и расходом ресурсов. Кроме того, они позволяют контролировать отклонение реального графика проекта от базового, проводить анализ освоенных объемов, а также создают понятные информативные отчеты.

Весьма важным моментом в работе современного АСУПП является функция коллективного управления проектом. Например, несколько менеджеров, ведущих дела проекта, должны иметь возможность не только параллельно работать в многопользовательском режиме, но и одновременно предлагать свои решения на суд оптимизационных модулей программы.

Технологически программный модуль проектной оптимизации разработки Spider, функционируя в мульпользовательском режиме, создает набор файлов, который рассылается по FTP всем менеджерам проекта. Таким образом, каждый из участников работ постоянно находится в курсе выполненного объема задач. Аналогично действуют и ПО Primavera и MS Project. Они используют СУБД. Доступ к последним осуществляется через глобальные и локальные сети (правила доступа четко регламентируются). Дополнительное удобство MS Project — способность поддерживать интегрированный документооборот в проектной группе, благодаря тесной интеграции с серверными продуктами компании.

Заключение

Как видно, сегодня работа проектного менеджера может быть достаточно эффективно модернизирована. При этом на рынке сосуществуют продукты, отвечающие и мировым канонам в области ведения проектов (Primavera и MS Project), и советским нормам проектирования, которые до сих пор активно используются отдельными российскими предприятиями. В этом случае продукт отечественной компании Spider Project Management Technologies представляется наиболее перспективным.

С другой стороны, по сравнению с продуктами западных поставщиков, где задачи этапов легко дифференцируются между подрядчиками, Spider имеет значительно меньшие возможности в области работы над коллективными проектами. Сильная сторона отечественно разработки – оптимизация проектов по заранее настроенному мастеру. Для компаний, занимающихся, например, только интеграционной деятельностью и наладкой сетей, такой подход окажется весьма эффективным. Что касается предприятий, которые оказывают комплексные услуги, им больше подойдут Primavera или MS Project, постоянно требующие от менеджера индивидуального подхода.

Одно из основных достоинство MS Project 2002 — мощная поддержка местных партнеров Microsoft. Не стоит забывать и о том, что MS Project 2002 тесно переплетается с офисными пакетами Microsoft, а также Exchange Server. MS Project 2002 гибок и может быть настроен как по шаблону, так и в режиме скрупулезной проработки возможностей оптимизации нового проекта.

Лидерское положение компании Primavera на рынке ощущается довольно-таки сильно. Ее системы наиболее функциональны, однако имеют и самую высокую стоимость на рынке, поэтому не популярны среди менеджеров, ведущих работу над небольшими проектами. Пакет Primavera по-настоящему эффективен в тех проектах, где занято свыше 350 участников. В подобных случаях продукту Primavera равных нет — широкие возможности по настройке оптимизации, а также множество способов контроля делают SureTrak Project Manager оптимальным выбором для крупных проектов с большим числом подрядчиков и длительным сроком реализации. Пожалуй, наилучшим образом Primavera SureTrak Project Manager может проявить себя в строительно-монтажных и промышленных организациях.