Архитектура Решений Lotus

Консалтинговая служба Lotus Consulting разработала уникальный систематизированный подход, позиционирующий решения на платформе Domino/Notes, который называется "Архитектура Решений Lotus". С точки зрения данного подхода выбранная коммуникационная платформа должна обладать следующими возможностями.

Во-первых, она должна поддерживать весь спектр технологий создания корпоративной системы, которые ниже перечислены по мере их усложнения:

Корпоративная система электронной почты
Базы данных коллективного доступа
Средства автоматизации деловых процедур (workflow)

Во-вторых, решения, основанные на этой платформе должны эффективно функционировать на трех уровнях организационной сложности:

Уровень отделов и подразделений
Уровень интегрированной организации
Уровень расширенной организации (включает в себя все связи с внешним миром -партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.)

В соответствии с этим, то или иное решение с точки зрения применяемых технологий и организационной сложности попадает в одну из девяти категорий (см. таблицу ниже).

Расширенное предприятие Связь между предприятиями
связь с внешними участниками деловых процессов
Развитие электронных сообществ
создание альянсов, электронных рынков и групп с общими интересами
Инновации в производственных цепочках
управление производственной цепочкой

Интегрированное предприятие Связь в масштабе предприятия
поощрение межфункциональных связей
Управление знаниями на уровне предприятия
использование интеллектуального капитала и передового опыта
Новаторские решения в области процессов на уровне предприятия
перестройка деловых процессов

Автоматизиро-ванная рабочая группа Связь в масштабе рабочей группы
Повышение эффективности информационного обмена
Групповая работа
поддержка совместных открытий и решений
Новаторские решения в области процессов на уровне рабочей группы
совершенствование обработки рабочих потоков и управления ими в рабочих группах

Потоки информации Потоки знаний Рабочие потоки

В этом смысле Domino/Notes является единственным полноценным решением среди имеющихся на рынке систем коллективной работы, позволяющим решать задачи любой технологической сложности на любом организационном уровне.

Мало кто из лидеров бизнеса задумываются сегодня над проблемой новой "революции", которая заставит их в очередной раз пересмотреть способы ведения деловых операций. Однако новая революция не ждет. Она уже на подходе. Это будет сетевая революция, революция интерсетей, которая объединит возможности Интернет с мощью ПО для групповой работы. Интерсетями называются все сети, которые используют технологию Интернет. Доступ к ним можно получить с помощью Web-браузеров, что позволяет подключаться к глобальной сетевой инфраструктуре. Слияние стандартов Интернет с функциональностью приложений для групповой работы позволяет компаниям внедрять решения для групповой работы, которые превосходят рамки рабочих групп и способны поистине революционизировать способы совместной работы сотрудников и предприятий.

Распространение Интернет привлекает к себе широкое внимание вот уже несколько лет, а точнее с того времени, когда World Wide Web и такие провайдеры сетевых услуг, как AOL и CompuServe дали возможность миллионам людей подключиться к общей информационной магистрали. Однако в результате мы видим только объединение пользователей, закладку кабелей и установление стандартов мирового общения, и все это имеет пока мало отношения к сфере бизнеса. Несколько компаний уже внедрили у себя новые, удивительно эффективные модели бизнеса (Одной из первых компаний, внедривших эффективную бизнес-модель, основанную на Web-технологии, была почтовая служба FedEx, которая ежедневно пересылает около 2,4 млн. почтовых отправлений. В ноябре 1994 года она установила Web-сервер, с помощью которого каждый может получить доступ к базе данных компании и проследить за прохождением своей корреспонденции. Сегодня этой системой пользуются тысячи человек, что позволяет компании FedEx экономить до 2 миллионов долларов в год. Однако, для большей части предприятий присутствие в сети Web является всего лишь побочной деятельностью и связано только с публикацией некоторых данных о себе, что не ведет к радикальному пересмотру способов совместной работы (Даже поддержание простого присутствия в сети World Wide Web оказалось гораздо более сложным делом, чем полагало большинство компаний. Лишь ограниченное число самых крупных компаний имеют возможность отвечать на сообщения, приходящие к ним по электронной почте через Web-сайт. Чтобы оценить способность 500 крупнейших компаний мира к реагированию по сети Интернет, "Уолл-Стрит Джорнэл" направил сотне взятых наугад крупнейших компаний сообщения по электронной почте и получил только 17 ответов. Более чем у половины на Web-сайте вообще не было возможности принимать электронные сообщения, а из тех, кто ответил, многие предоставили ненужную или устаревшую информацию с опозданием до трех недель.

Грядущая сетевая революция произойдет не в технологической области. Это будет революция в области бизнеса. Она изменит способы работы отдельных сотрудников и целых предприятий за счет внедрения решений для совместной работы, которые позволят совместно использовать информацию и знания, независимо от рамок и границ между отделами предприятий и самими предприятиями Понимая возможности интерсетей, компания Lotus на базе сервера Notes создала сервер Domino, который обеспечивает совместимость Notes с интерсетями (С точки зрения решений Lotus Notes уже давно расценивался пользователями как интерсеть. В своей книге "Использование Lotus Notes в качестве Интранета" (Using Lotus Notes as an Intranet) Майк Фолкнер (Mike Faulkner) пишет: "С самого начала Lotus Notes был интранетом. Клиент Notes работает точно так же, как Web-браузер, а пользователи - как локальные, так и удаленные - имеют почти беспрепятственный доступ к информации". В то же время компании, распространяющие инструментальные средства для Интернет, всячески стараются встроить в них функции групповой работы.

В то время как многие компании все еще ожидают момента, когда сетевая технология станет вполне зрелой, ряд компаний-первопроходцев стали разрабатывать решения для групповой работы на основе Lotus Notes. Все эти решения эмулируют возможности нынешних интерсетей (Многие компании, внедрившие решения на основе Lotus Notes, включают в них возможности Web-браузеров при помощи Domino.). Для таких компаний сетевая революция уже наступила, а для конкурентов не осталось другого пути кроме как следовать за ними.

Лучшие решения на базе Lotus Notes, в наибольшей степени отражающие стратегическое влияние групповой технологии на бизнес, сосредоточены в четырех областях, которые имеют самый большой потенциал в плане роста доходности и оказывают самое широкое влияние на всю отрасль, где они используются.

Управление знаниями на уровне предприятия. Любая компания со временем накапливает значительное количество информации, которая, однако, не распространяется среди сотрудников и не пересекает границы отделов. Управление знаниями предназначено для записи информации, которая представляет собой индивидуальный опыт отдельных работников или отделов и встраивания этой информации в контекст. Эффективная система управления знаниями поставляет необходимые данные лицам, принимающим решения, отсеивая полезную информацию от информационного "мусора" и предоставляя нужные данные в нужный момент.

Развитие "электронного сообщества". Когда онлайновые потоки знаний перерастают организационные границы, начинают создаваться своеобразные "электронные сообщества", которые связывают людей с общими интересами. Такие сообщества пользуются электронными средствами общения, для которых не существует никаких пространственных, временных или организационных рамок. В результате такого общения появляются совместные решения и открытия. Быстро развивающиеся сегодня "электронные рынки" представляют собой еще одну разновидность электронного сообщества. Они позволяют поставщикам схожих продуктов сконцентрироваться на потребностях заказчиков и конкурировать друг с другом в электронном пространстве.

Новаторские решения в области процессов на уровне предприятия. Функциональные границы, которые существуют в каждой компании, накладывают искусственные ограничения на рабочие потоки. Новаторские решения в области процессов на уровне предприятия включают преодоление этих искусственных барьеров, что позволяет рабочим потокам протекать естественным образом. Самые радикальные решения в этой области обычно называются "реорганизацией" (реинжинирингом) деловых процессов.

Инновации в производственной цепочке. Рабочие потоки на замыкаются в рамках предприятия. Они неизбежно связаны с внешними компаниями. Инновации в производственной цепочке позволяют совершенствовать рабочие процессы на уровне нескольких предприятий, что резко повышает эффективность сотрудничества компании с поставщиками, заказчиками и другими партнерами по всей производственной цепочке. Выгоду, таким образом, получают все. Компании, внедряющие подобные решения, "замыкают" поставщиков и заказчиков друг на друга, создавая взаимовыгодные отношения.

Эволюция деловых решений для совместной работы

Слияние систем обмена сообщениями, приложений для групповой работы и технологий Интернет повысило роль и значение деловых решений для групповой работы и превратило их из простого средства связи в рабочих группах в средство стратегического взаимодействия и поддержки важнейших деловых процессов, для которого не существует границ между отделами и организациями.

В частности, мы видим, что решения для групповой работы развиваются в двух направлениях:

во-первых, они поддерживают выполнение все более сложных работ: от управления потоками информации до управления потоками знаний и рабочими потоками;
во-вторых, они связывают все более сложные организационные структуры: от отделов и служб до "мегапредприятий".

Повышение сложности работ в рабочих группах

Самые первые решения для групповой работы поддерживали обмен данными между рабочими группами различных типов: физическими и виртуальными, формальными и неформальными. Для этого обычно использовались такие средства, как электронная почта, электронные календари и онлайновые хранилища документов (репозитарии).

Получив возможность обмениваться информацией в режиме on-line, члены рабочих групп открыли для себя силу и мощь включения информации в контекст деловых процессов и совместного использования данных в сети. Используя возможности онлайновых дискуссионных групп и репозитариев документов, члены рабочих групп могут пользоваться опытом и знаниями друг друга, а также совместно добывать новые знания и принимать решения. Такие системы были основаны на "коллективном разуме" группы, что позволяло принимать более грамотные и эффективные решения и коллективно разрабатывать перспективы развития.

Следующим шагом была связь групповых потоков информации и знаний с ключевыми деловыми процессами, что позволило рабочим группам координировать рабочие потоки. В течение почти десяти лет Lotus Notes был господствующим продуктом в этой области, где в полной мере проявились его возможности поддержки связи, сотрудничества и координации усилий.

Решения для групповой работы, направленные на поддержку потоков информации, потоков знаний и рабочих потоков, принесли компаниям большую пользу. Они позволили рабочим группам вместе делать открытия, принимать решения и координировать деловые процессы.

Повышение организационной сложности

Однако компании вскоре выяснили, что групповые решения (как и другие информационные технологии) приносят больше пользы, когда ими пользуется больше людей. Поэтому компании стали расширять такие решения и распространять их сначала на рабочие группы, затем на отделы, а затем еще шире, что дало возможность использовать коллективный опыт и знания с невиданной ранее эффективностью.

Кроме того, повсеместное распространение стандартов Интернет привело к тому, что компании стали подключать свои внутренние сети к общей информационной магистрали для обмена данными друг с другом.

Сводя воедино эти две тенденции, компания Lotus проклассифицировала все решения для групповой работы и получила схему, которая приведена выше.

Девять категорий деловых решений для групповой работы

Если по горизонтальной оси мы будем отсчитывать рост сложности рабочих потоков, а по вертикальной - рост организационной сложности, в результате получится матрица из девяти блоков, которые представляют собой категории решений, возможных при использовании интерсетей и технологии Lotus Notes/Domino.

Связь в масштабе рабочей группы

Эти решения повышают эффективность информационного обмена между членами рабочей группы за счет использования электронной почты, онлайновых календарей и онлайновых информационных хранилищ (репозитариев).

Связь в масштабе предприятия

Современные компании часто создают единую стратегию связи в масштабе целого предприятия. Она подразумевает интеграцию и стандартизацию систем обмена электронными сообщениями и поддержку бесперебойного потока сложной информации через внутренние организационные границы.

Связь между предприятиями

Этот вид связи позволяет компаниям связываться с внешними акционерами, организовывать широкий обмен электронной почтой между предприятиями, создавать системы EDI - Electronic Data Interchange (организовывать обмен стандартизованными сообщениями между всеми предприятиями производственной цепочки) и передавать документы в электронном виде (включая публикацию Web-страниц).

Сотрудничество в рабочей группе

Используя возможности онлайновых дискуссионных групп и репозитариев, члены рабочих групп могут пользоваться опытом и знаниями друг друга, а также совместно добывать новые знания и принимать решения. Такие системы были основаны на "коллективном разуме" группы, что позволяло принимать более грамотные и эффективные решения и коллективно разрабатывать перспективы развития.

Управление знаниями на уровне предприятия

Сотрудничество, перерастающее границы между отделами, дает компаниям возможность лучше использовать свой интеллектуальный капитал и опыт. Системы управления знаниями находят информацию, которая обычно хранится в голове отдельных сотрудников или в функциональных отделах, и помещает ее в контекст, что позволяет другим сотрудникам использовать ее для повышения качества принимаемых решений. Кроме того, эти системы постоянно впитывают в себя все новые знания. Одним из типов решения в области управления знаниями является создание "сообщества практиков".

Развитие электронного сообщества

Электронные сообщества объединяют людей с общими интересами и дают им возможность использовать электронные средства для принятия совместных решений и совместной разработки новых знаний. Такие сообщества включают электронные рынки, созданные на основе потребностей заказчиков, группы по интересам для обмена идеями в электронных сетях и учебные группы, в которых распространяются учебные материалы.

Новаторские решения в области процессов на уровне рабочей группы

Связь между групповой электронной информацией и знаниями с одной стороны и рабочими потоками с другой позволяет рабочей группе координировать ход работы и оптимизировать индивидуальные и групповые деловые процессы. Классическим примером такого решения является автоматизация работы представителей компании по продажам.

Новаторские решения в области процессов на уровне предприятия

Координация деловых процессов на уровне, превышающем уровень отдела, позволяет компаниям сократить время простоев, ликвидировать противоречия между локальными целями и интересами, а также сократить ненужную избыточность. Так, например, многие компании радикально перерабатывают свои деловые процессы, в частности, процессы, связанные с выводом продуктов на рынок, которые начинаются с научных исследований и конструкторских разработок и заканчиваются рекламными кампаниями и продажей.

Инновации в производственной цепочке

Инновации в производственной цепочке выводят новаторский процесс за пределы одной компании и распространяют его на всех, с кем ее связывает производственный процесс: на поставщиков, заказчиков и других членов производственной цепочки. В выигрыше, таким образом, оказываются все. Распространяя процесс перестройки деловых процессов за пределы своих границ, компания может усилить контроль за всей производственной цепочкой. Одним из типов решений в этой области являются системы автоматического пополнения материальных запасов.

Назад | Содержание | Вперед