Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

В. Артемьев, ЦБ РФ
"Cистемы безопасности связи и телекоммуникаций", #6/96

Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними.
Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

Методы автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются(Рис.1):

ввод информации в систему,
хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
коллективного работа с документами,
вывод информации из системы.

Рис.1.Функциональная схема управления электронными документами.
Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения они идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа его графический образ "переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания.
При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.(Табл.1)

Схема хранения	Навигация	Поиск и фильтрация
Методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов
Файловая система	Каталоги и папки	По именам и параметрам файлов
Почтовые ящики	Личные и коллективные папки	По атрибутам и тексту сообщения
База документов (Lotus Notes)	Страницы, базы документов и категории	По атрибутам и тексту сообщения
Библиотеки документов	Проекты(папки)	По атрибутам, ключевым словам и тексту
Гипертекст	Гиперссылки	По гипертексту
Текстовая база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и тексту
Универсальная база данных	Таблицы и представления	По атрибутам и бинарным объектам

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными файлами. Навигация упрощается с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой по атрибутам и тексту .
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация, сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе упрощает наличие страниц и категорий.
Многие современные системы в дополнение к файловой системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с атрибутами и ключевыми словами.
Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса(Рис.2).

Рис.2. Классификация методов информационного поиска.
При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания. Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации.
Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому файла и, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста.Результаты выборки при этом наилучшим образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя.
Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов располагаются в символьных полях переменной длины,а расширенные средства SQL-поиска формируют смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст.
Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой мультимедиа-информации :растровая графика, аудио, видео), а также путем организации внутренних ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).Для контекстного поиска. в "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью различных методов доступа:

сетевой доступ к файлам и базе данных;
локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

В процессе коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку.
Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов"(Рис.3), где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным файлом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому.

Рис.3. Векторный способ описания документооборота в Staffware.
При этом на сотрудника, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") или "стол"(Рис.4).

Рис.4.Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.
В этом случае наименьшим элементом схемы является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия двух произвольных субъектов. Система сама отслеживает замкнутость и корректность этого процесса.
Регламентация взаимоотношений субъектов информациооного обмена дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

редактирование текста,
электронные таблицы,
деловая и презентационная графика,
планирование работ и совещаний,
генерация отчетов из базы данных,
мультимедиа.

Вывод информации производится путем печати документов, публикации их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникационным линиям связи.

Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
системы для организации групповой работы;
системы управления электронными документами;
средства управления документооборотом.

Рассмотрим типичных представителей данных категорий.

Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети

Пакет Microsoft Office for Windows 95
Microsoft Office for Windows 95 представляет собой единый набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса и поставляется в двух различных вариантах. В состав Microsoft Office Standard входит Microsoft Excel для создания электронных таблиц, текстовый процессор Microsoft Word, система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.
Приложения для Windows 95 поддерживают длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор дополнительных возможностей, но и платформа для разработки офисных приложений с использованием языка Visual Basic for Applications и механизма OLE.

Система Lotus Notes
Lotus Notes представляет собой платформу типа "клиент-сервер"(Рис.5), служащую для разработки и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты.

Рис.5.Организация коллективной работы в системе Lotus Notes.
Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes предоставляет доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Lotus Notes обеспечивает:

единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов (newsfeeds), сканированных изображений и структурированных реляционных систем;
быструю разработку прикладных программ для рабочих групп;
систему защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа;
тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;
открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов API);
масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации);
интеграцию набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), для создания технологии бизнес-процесса заказчика.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes основано на графическом пользовательском интерфейсе и включает шесть фиксированных экранных окон, в которых размещаются пиктограммы баз документов.
База документов Notes - это средство хранения документов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию. Сложные документы создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и встроенного редактора.

Средства управления электронными документами

Основой любой системы управления электронными документами является архив, где файлы размещаются в процессе их обработки и в период архивного хранения.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов ( текстовых или графических файлов) и обеспечения доступа к ним из офисных приложений.

Система управления документами DOCS OPEN
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет в распределенной гетерогенной среде организовать электронный архив предприятия для хранения, поиска и обработки информации.
Система построена по архитектуре "клиент-сервер" с установкой библиотечного (для картотеки документов) и документального (для файлов)серверов с дополнительной реализацией сервера полнотекстового индекса. Для хранения библиотеки используется любая модификация промышленного SQL-сервера. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: поддерживать ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
Документы размещаются в сетевых файловых системах NetWare и Windows NT с возможностью полуавтоматического удаления редко используемых файлов. Классификация документов строится на основе атрибутов учетной карточки, полнотекстовых индексов и объединением их в папки. Для отбора используются интерфейс запроса по образцу и механизмы атрибутивного и контекстного поиска. Система DOCS Open позволяет вести распределенные и удаленные электронные архивы. Она сопрягается с Lotus Notes через дополнительный модуль (Interchange for Lotus Notes) и с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
К недостаткам DOCS Open относится чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Система управления документами Excalibur EFS
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.Его серверное программное обеспечение функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. Ведение базы учетных карточек выполняют СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Система построена на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта с введением метода нечеткого поиска - адаптивного распознавания образов АРRР - по полному содержанию документа (что до минимума сокращает влияние ошибок распознавания, набора и правописания в запросах) и "компактного" способа индексирования (30% исходного текста против 70- 100% обычного индекса). Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа и нечеткий поиск любого слова в текстовом файле.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю возможность использовать и другие режимы выборки информации:

нечеткий поиск по названиям документов;
ассоциативный поиск с заданными синонимами;
прямой доступ к файлам по пиктограммам;
запросы в стиле обычной базы данных;
поиск по ключевым словам;
логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и работу с русским текстом,интегрируется с системой документооборота Staffware.В системе применяется централизованное управление размещением документов в архиве.При этом необходимо учитывать, что она ориентированна на внедрение в крупных корпорациях с большим документопотоком.

Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами применительно к отдельным фирмам и компаниям, построенные по типу workflow. С их помощью можно организовать комплекс электронного документооборота на предприятии, а также контроля за выполнением заданий и загрузкой сотрудников. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в планировании определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроле исполнительской дисциплины. В случае, если нет устоявшегося порядка обработки текста и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open. Посредством его из списка пользователей системы или групп абонентов выбрается адресат, просматривается статус мероприятия (получена/прочитана/выполнена и т.д.), прослеживаются этапы обработки той или иной информации. При наличии относительно стабильных маршрутов прохождения документов предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.
При этом необходимо определится с выбором инструментария для переноса существующих в организации процессов на язык, понятный машинам. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования комплекса, но и на конечный результат.Методология Action Workflow в элементарном звене (цикле) включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:

методология учитывает "человеческий фактор";
в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли);
созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему;
четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами;
санкционированный доступ к информации, администратор системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
поэтапность внедрения - автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс;
система имеет открытый интерфейс для поддержки существующих приложений.

Ядро системы AWS Manager непосредственно отвечает за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый интерфейс, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах. С помощью AWS Builder строятся карты процессов и выполняется их реинжиниринг с введением новых сотрудников (долей), их назначением, определением временных интервалов и штрафных санкций, а также статическая проверка карты на замкнутость при генерации схемы.
Модуль AWS Analist предназначен для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии, с оптимизацией по времени, либо по затратам.

Пакет электронного документооборота Staffware
Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер".
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

поддержка коллективной работы с регламентацией всего множества заданий для большого числа исполнителей;
динамическое управление и контроль исполнения работ;
интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать выполнение запросов по заданным времени и дате. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами проводится средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения файлов, система электронного документооборота оперативно адаптируется к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям и развивается за счет разработки новых процедур маршрутизации.
Структура программирования этого процесса в StaffWare чрезвычайно проста:


процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}

шаг::=адресат+форма+действие

адресат - пользователь (группа)/роль/переменная

форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст + 

помощь + выполнение внешних процедур

действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии, 

сценарии) + выполнение внешних процедур

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которые связывают всю совокупность документов (одни из которых являются родителями, другие - потомками). Отдельный документ определяется как родитель одних текстовых файлов и потомок других. Отношения между ними, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого - с другой, однозначно идентифицируют информацию в общем потоке.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

поддержка иерархического построения, включая распределенное разграничение прав доступа на различных серверах;
классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние);
ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); возможность получения информации о других файлах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа;
объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения их местонахождения в архиве.

В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.